Archiv der Kategorie: Rheinischer Archivtag 2023

Stadtarchiv vs. Institut für Stadtgeschichte? Recklinghausen als Beispiel für eine komplementäre Konzeption.

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von Dr. Matthias Kordes, Institut für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen

Blog-Beitrag von Vincent Camillo Ries, M.A.

Dr. Kordes erläuterte die Möglichkeiten institutioneller Zusammenlegungen von städtischen Archiv- und Museumsinstitutionen am Beispiel des „Instituts für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen“. [Die „Vest Recklinghausen“ ist ein in der gleichnamigen Stadt und Umgebung weiterhin gebräuchlicher historischer Territorialbegriff.] Zunächst hob Dr. Kordes heraus, dass es in Recklinghausen nicht zur Fusion, sondern zur „Aneinanderfügung“ zweier paralleler geschichtskultureller Institutionen gekommen sei. Beide Einrichtungen seien in den 1920er Jahren gegründet worden und Ausdruck eines kulturinfrastrukturellen Nachholbedarfs der rasant angewachsenen Ruhrgebietsstädte nach dem Ersten Weltkrieg. Über Jahrzehnte hinweg wurde die Leitung des Stadtarchivs nebenamtlich durch Studienräte übernommen. Erst seit 2001 wurde ein hauptamtlicher Leiter mit Fachausbildung eingesetzt.

Das stadthistorische Museum existierte zwischen 1922 und 1945 sowie zwischen 1986 und 2014. Angesichts einer technisch und konzeptionell veralteten Dauerausstellung, nur mittlerer dreistelliger jährlicher Besucherzahlen und fehlenden Leitungspersonals wurde seit 2005 eine langwierige kommunalpolitische Diskussion zur Zukunft des Hauses geführt. Eine Begutachtung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen empfahl die Schließung. Stattdessen kam es jedoch zur Aneinanderfügung von Archiv und Museum unter dem organisatorischen Dach des Archivs.

Exklusiv zur Neukonzeption und Betreuung der Dauerausstellung wurde eine zusätzliche 2/3 Stelle aus dem Fachbereich Kunstgeschichte besetzt und kulturpolitische Ziele definiert:

  1. Rettung Museumssubstanz
  2. Stärkung und Weiterentwicklung von Archiv und Museum
  3. Erzielung von Synergieeffekten aus der Zusammenwirkung beider Institutionen
  4. Reichweitensteigerung zur Gewinnung weiterer Archivnutzer*innen und Museumsbesucher*innen

Als Vorbild diente das 1992 durch Umstrukturierung des dortigen Stadtarchivs geschaffene „Institut für Stadtgeschichte“ in Frankfurt am Main. In Recklinghausen soll die neue Institution einen gleichberechtigten Platz neben der Kunsthalle und dem Ikonenmuseum einnehmen, wenngleich auch mit deutlich geringerem Budget.

Die Doppelkonstruktion birgt ein großes öffentlichkeitswirksames Potenzial bei Geschichtsdarstellung und –vermittlung im Sinne der „Public History“ und ermöglicht neue Formen der Interaktion. Dabei soll insbesondere ein nicht einschlägig vorgebildetes Publikum erreicht werden. Als Form der „Citizen Science“ sollen Bürger*innen im Rahmen des Kulturentwicklungsprogramms an wissenschaftlichen Projekten beteiligt werden. Dabei kann auch an die Arbeiten der seit den 1980er Jahren bestehenden Geschichtswerkstatt angeknüpft werden, die bereits die montangeschichtliche Erforschung eines Stadtteils durchführte.

Die kommunale Doppelkonstruktion aus Archiv und Museum berge jedoch Risiken: Es können zu einer Überdehnung der eigenen Handlungsfelder mit zu großen Schnittmengen zu anderen Institutionen, wie etwa der Volkshochschule, kommen. Außerdem könne das Stadtarchiv zunehmend in einen Sog zur Übernahme freiwilliger Aufgaben der Kulturpflege geraten und so das archivische Kerngeschäft seine öffentliche Wahrnehmbarkeit einbüßen. Außerdem ist bei Projekten, welche eine breite bürgerschaftliche Beteiligung anstreben auf die Begrenzung durch Verwaltungsfachgesetz und Datenschutz zu beachten. Letzteres sei angesichts der erwogenen Einbettung des neuen Archivgesetzes in des NRW-Kulturgesetz hochaktuell.

Zur Minimierung dieser Gefährdungspotenziale wurden einige grundlegende Voraussetzungen geschaffen: Museum und Archiv verfügen jeweils über voneinander unabhängige Satzungen, so dass die modulare Struktur des Institutes gewahrt bleibt. Eine organisatorische Entkoppelung beider Einrichtungen bleibt jederzeit möglich. Dies wird auch durch getrennte Bestandsverzeichnungen berücksichtigt. Außerdem müsse die Position der Institutsleitung, unter Berufung auf das Archivgesetz als kommunale Pflichtaufgabe, stets mit einer/einem Facharchivar*in besetzt sein. Zusätzlich wird die Schärfung des Profils auch durch den Austausch mit gleichartigen Institutionen in der Geschichtslandschaft des Ruhrgebiets, wie etwa das „Stadtarchiv – Bochumer Institut für Stadtgeschichte“ und das „Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen“ begünstigt.

Die Gefahren musealer und archivischer Mischinstitutionen zeichnet sich am Beispiel einer Kommune des südlichen Sauerlandes ab, wo anstelle einer/eines ursprünglich vorgesehenen hauptamtlichen Facharchivar*in des höheren Dienstes nur eine 1/3-Stelle zugunsten einer Museumsleitung in Vollzeit geschaffen wurde. Eine solche Entscheidung bedrohe die Ausführung archivischer Kernaufgaben substanziell.

Abschließend betonte Dr. Kordes, dass eine Verbindung von Archiv und Museum immer wieder neu ausgehandelt werden müsse. Die hier auftretenden Spielräume seien sehr weit, manchmal zu weit. Selbst bei unangefochtener Stellung einer hauptamtlichen Archivleitung bestehe keine Garantie für eine tragfähige Entwicklung des Archivs.

Daher appellierte Dr. Kordes solchen scheinbar innovativen Konstruktionen mit gesunder Skepsis zu begegnen, da stets die Bestandserhaltung als archivisches Kerngeschäft im Blick behalten werden müsse. Als letzte Verteidigungslinie sei man unbedingt auf ein starkes Archivgesetz angewiesen.

Dr. Lessing erkundigte sich, wie die alltägliche Aufteilung des Personals nach Archiv- und Museumsaufgaben erfolge.

Dr. Kordes erläuterte, dass das Archivpersonal weiterhin primär in seinem Kernbereich eingesetzt werde und bei Bedarf kleinere Aufgaben im Museumsbetrieb übernehme. Die eigens hierfür angestellte Kunsthistorikerin sei hingegen ausschließlich museal tätig.

Das BKK-Positionspapier “Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft” und seine Zielsetzung

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von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Mit dem von der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) vollständig neu verfassten und im Oktober 2022 veröffentlichten Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ stellte Dr. Quadflieg ein wichtiges Hilfsmittel für die Positionierung von Kommunalarchiven im kulturpolitischen Diskurs und zu ihrer strategischen Ausrichtung innerhalb gesamtgesellschaftlicher digitaler Transformationen vor. Das Positionspapier soll den Kommunalarchiven nicht nur als Richtlinie zur übergeordneten Konzeption, sondern auch als wertvolles Hilfsmittel in ihrer alltäglichen Arbeit dienen.

Dr. Quadflieg gab zunächst einen Rückblick des 2002 von der BKK veröffentlichten Vorgängerpapiers, welches über die Definition des Kommunalarchivs dessen Fachaufgaben ableitete. Aus diesen resultierten wiederum die zur Aufgabenerledigung notwendigen Institutionen. Dies begründete letztlich die zur Erfüllung der gesetzlich geregelten Fachaufgaben den Archiven bereitzustellenden personellen und materiellen Ressourcen. Es thematisierte dabei auch die Einbindung des Archivs in die Kommune, wie z. B. im Bildungssystem, definierte Aufgaben und Verantwortungsträgerschaften. Das Vorgängerpapier zielte voranging auf den innerfachlichen Diskurs und befürwortete eine Konzentration auf archivische Kernaufgaben bei gleichzeitiger Auslagerung anderer Arbeitsbereiche.

Die BKK beschloss 2020 eine grundlegende Überarbeitung des Positionspapiers, da in der Neufassung sowohl ein Mehrwert für Kommunalarchive als auch für andere archivinteressierte Gruppen, v. a. Trägerverwaltungen, entstehen sollte. Es sollte außerdem das Themenfeld der digitalen Transformation mit aufnehmen und sich nicht zu sehr auf fachliche Detailaspekte fixieren. Die hiermit befasste Arbeitsgruppe setzte sich aus Repräsentanten mittlerer und großer Kommunalarchive zusammen und achtete bei der konkreten personellen Besetzung auf möglichst große Diversität.

Im Vordergrund des neuen Positionspapiers stand die Bedeutung der Kommunalarchive innerhalb ihrer Kommune und gegenüber den dortigen Anspruchsgruppen. Diese wurden in vier wesentlichen Wirkungsbereichen verortet: Rechtsicherung und Transparenz, digitale Transformation und moderne Verwaltung, Bewahrung wertvollen Kulturgutes und der Begegnung mit Kultur, sowie Forschung und Bildung. Diese Gliederung ist nicht als hierarchisch aufzufassen, denn der Ressourceneinsatz und Output muss zwangsläufig in jedem Archiv nach dessen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen und verlagert sich im Zeitverlauf.

Diese Gliederung erlaubt es den Archiven, sich den eigenen Ressourcenaufwand in den einzelnen Feldern bewusst zu machen und den eigenen Gestaltungsanspruch strategisch zu steuern. So lassen sich auch die Ansprechpartner in den Trägerverwaltungen effektiver „triggern“.

Das BKK-Positionspapier führt danach die Rolle des Archivs in den einzelnen Wirkungsbereichen  im Umgang mit den Anspruchsgruppen näher aus. Auf dieser Grundlage leitet es, ähnlich dem Vorgängerpapier, die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Rahmenbedingungen zur Wahrung der gesetzlichen Pflichtaufgaben ab. Gleichzeitig soll innerhalb des gesetzlichen Rahmens auch der erhebliche und konstruktive Spielraum der Kommunen zur Gestaltung ihrer Archive als Institutionen demokratischer Gemeinwesen verdeutlicht werden.

In der nachfolgenden Diskussion kam die Nachfrage aus dem Plenum, ob in der BKK-Redaktion tatsächlich keine kleineren Archive von Kommunen unter 75.000 Einwohnern repräsentiert seien.

Dr. Quadflieg erläuterte, dass in dem 7köpfigen Gremium tatsächlich nur größere Archive partizipierten. Dies liege v. a. daran, dass in Archiven mit größerer Personalbasis in der Regel mehr Kapazitäten für die Redaktionsarbeit vorhanden seien. Jedoch wurden die Inhaltsentwürfe des Positionspapier bei zwei Gelegenheit der Vollversammlung der BKK präsentiert und Veränderungsvorschläge aufgegriffen.

Dr. Lessing erkundigte sich, ob sich bereits eine Resonanz auf das Positionspapier abzeichnete.

Herr Quadflieg räumte ein, dass sich außerhalb der BKK-Jahresversammlung noch keine breite Resonanz abzeichne. Allerdings seien die wichtigsten Adressaten auf dem Deutschen Städtetag erreicht worden, da es bei der Vorstellung in dessen Kulturausschuss zu positiven Rückmeldungen kam.

Abschließend bat Herr Quadflieg im Namen der BKK um Kritik und sonstiges Feedback zum Positionspapier, damit künftig eine regelmäßige Weiterentwicklung und Aktualisierung erfolgen kann.

 

Aktuelle Stunde

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Moderation: Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

1. Fotokonservierungsprojekt – Theresa Fritzen M.A., LVR-AFZ

Das Projekt ist auf zwei Jahre ausgelegt, wird im Technischen Zentrum des LVR-AFZ durchgeführt und durch die Deutsche Bundesstiftung Umwelt gefördert. Eine Umfrage zum Stand der Fotoarchivierung 2020 in rheinischen Archiven hat gezeigt, dass es diesbezüglich großen Beratungs- und Optimierungsbedarf gibt. Das Projekt gliedert sich in drei Arbeitspakete: Die Analyse des Ist-Zustands vor Ort, die Ausarbeitung von Konzepten zur Bestandserhaltung und die Entwicklung von modellhaften Strategien, die dann auch in anderen Archiven zum Einsatz kommen können. Das Ziel des Projektes ist es, fotografisches Kulturgut zu erhalten. Dazu wird vor Ort Wissen vermittelt, im LVR-AFZ gebündelt und in Fortbildungsveranstaltungen weitergetragen. Im Mittelpunkt stehen dabei die besonderen konservatorischen Erfordernisse bei der Archivierung von Fotografien. 

2. Förderung – Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) 2023 ist gut angelaufen, die Verfahren auch zur Bedarfsanmeldung haben sich bewährt. Allerdings müssen die Formulare an die Erfordernisse des OZG angepasst werden. Alle Förderbereiche sind überzeichnet; auf die Entsäuerung entfällt zwar noch immer der größte Teil der Bedarfsanmeldungen, aber auch die anderen Bereiche sind gut nachgefragt. Auch die Kombination von LISE und KEK ist weiterhin erfolgreich.

Die Evaluation der KEK ist noch nicht abgeschlossen, die Förderverfahren und -linien bleiben vorerst unverändert. Auch die KEK-Förderlinien sind überzeichnet; vor der Antragstellung sollte daher unbedingt rechtzeitig Kontakt mit dem LVR-AFZ aufgenommen werden, damit die Förderung bestmöglich vorbereitet werden kann. Auch für die übrigen Förderlinien des LVR empfiehlt es sich, unbedingt vor der Antragstellung Kontakt zu den zuständigen Referent*innen aufzunehmen.

3. Die Auflösung der sv:dok in Bochum – Dr. Dietrich

Die sv:dok hat in den vergangenen Jahren Unterlagen von 27 Ortskrankenkassen übernommen, um sie zu verzeichnen und zu verpacken, und sie dann an die Stadtarchive zu übergeben. Leider wird es keine Nachfolgeorganisation der sv:dok geben und die Frage nach dem weiteren Verbleib der Unterlagen konnte nicht zufriedenstellend geklärt werden.

Die bundesunmittelbaren Sozialversicherungsträger bekommen ihre Archivalien zurück; es ist leider davon auszugehen, dass die Unterlagen dort ungenutzt und unbrauchbar sein werden, weil auch auf die Erschließungsdaten nicht zugegriffen werden kann. Bei den landesunmittelbaren Trägern besteht etwas mehr Hoffnung, da dort zumindest einige ein Bewusstsein für die Bedeutung der Überlieferung zu haben scheinen. Manche Kreis- und Stadtarchive haben sich dankenswerterweise auch bereit erklärt, die Archivalien unverzeichnet zu übernehmen.

4. Beiträge aus dem Plenum

Fr. Pauls, StA Aachen: Die Städteregion Aachen hat einen Notfallverbund gegründet, weitere Interessierte sind herzlich eingeladen sich dort zu melden.

Dr. Manuel Hagemann kündigt an, dass die rheinischen Adelsarchive (VAR) Ende Oktober eine Tagung zum Rheinischen Adel im Nationalsozialismus veranstalten werden. In vielen Regionen sind die Adelslandschaft und ihr Verhältnis zum NS bereits gut erforscht, das Rheinland stellt allerdings noch einen recht blinden Fleck dar. Dank intensiver Arbeit mit den Adelsfamilien ist es gelungen, deren Unterstützung zu gewinnen und einige bisher nicht zugänglichen Archivbestände für die Forschung zugänglich zu machen. Herr Hagemann lädt die Anwesenden herzlich zur Tagung ein.

Matthias Senk, LVR-AFZ, weist darauf hin, dass auf der Homepage des AFZ mittlerweile zahlreiche Handreichungen für die Kommunalarchive zur Verfügung stehen. Auch auf der Seite des LWL-Archivamtes sind viele Handreichungen zu finden.  

5. Übernahme von Personenstandsdaten gemäß XPSR-Standard – Dr. Ulrich Fischer, HAStK

Seit 2009 sind Personenstandsdaten verpflichtend elektronisch zu führen. Die archivische Übernahme von Daten scheiterte bislang daran, dass keine Testdaten verfügbar waren, mit denen die Einlieferung in die digitalen Langzeitarchive getestet werden konnte. Diese Daten liegen nun vor, und in den Tests ist erfreulicherweise ein sehr hoher Grad an Standardkonformität festzustellen. Das Geschäft bleibt aber zäh und es sind weitere Testdaten nötig. Es sind aber Fortschritte zu verzeichnen: die gelieferten Daten sind tatsächlich standardkonform und es können Schnittstellen entwickelt werden. Insgesamt besteht Anlass für Optimismus, wenngleich einige konkrete Fragen noch zu klären sind. LWL, LVR, LAV und HAStK arbeiten dabei eng zusammen.

6. Ausbildung – Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Trotz des allgemein zu beklagenden Fachkräftmangels im Archivwesen ist das Rheinland auf einem guten Weg. Einige Kolleg*innen absolvieren derzeit ein Fernstudium der Archivwissenschaften und auch das Erfolgsmodell der gemeinsamen Ausbildung von Archivinspektoranwärter*innen wird fortgesetzt. Die anwesenden aktuellen Anwärter*innen stellen sich vor.

Herr Patt appelliert an die Anwesenden, Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung zu schaffen und zu nutzen.

8. Archivgesetz NRW – Dr. Mark Steinert

Seit Verabschiedung der EU-DSGVO ist bis heute nichts passiert, um das Archivgesetz NRW zu novellieren, sodass es mit der DSGVO vereinbar ist. Im Oktober wird eine Arbeitsgruppe zusammenkommen, die die Weiterentwicklung des Archivgesetzes in Einklang mit dem Kulturgesetzbuch besprechen soll. Konkrete Lösungen gibt es noch nicht und in näherer Zukunft wird wahrscheinlich auch weiter nichts passieren, sodass die Integration der DSGVO in das Archivgesetz weiter auf sich warten lassen wird. Herr Steinert bedauert sehr, dass er keine positiven Nachrichten bringen kann. Die Probleme für das Archivwesens in NRW sind massiv und dringend anzugehen.

Podiumsgespräch und Diskussion

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Dr. Mark Steinert moderiert eine Gesprächsrunde mit den vier Referenten des heutigen Vormittags. Anknüpfend an einige Zahlen, die im Verlauf der Vorträge gefallen sind, fragt er nach dem gegenwärtigen Blick auf den Stand des Archivmanagements.

Dr. Schneider möchte rückblickend ein optimistisches Fazit der Erfahrungen seiner Zusammenarbeit mit Archiven ziehen. Kritisch sieht er allerdings die aus seiner Sicht mangelnde Kooperation von Archiven in vielen Bereich.

Dr. Bischof, Präsident des LAV NRW, weist darauf hin, dass in den vergangenen Jahrzehnten die Managementkompetenzen in Archiven erheblich gewachsen seien, betont aber zugleich, dass noch viel Arbeit zu tun ist. Hierauf erwidert Dr. Schneider, dass er insbesondere im Bereich der Übernahme digitaler Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren für die Zukunft noch erhebliche Probleme sieht. Die Vorteile, die sich aus einem Zusammenspiel zwischen Kooperation und konkurrierenden Entwicklungen gerade im digitalen Bereich ergeben können, betont Dr. Patt.

In der Ermittlung von Kennzahlen und der Weckung eines flächendeckenden Bewusstseins für deren Bedeutung sieht Dr. Steinert ein Desiderat. Besonderen Wert möchte Dr. Schröder auf Richtwerte für die Ermittlung von Personalbedarfen legen. Zwar sei hier die Situation einerseits besonders deprimierend, da die allermeisten Archive personell unterbesetzt seien, doch sieht er aus der Perspektive der praktischen Archivberatung auf diesem Feld auch wesentliche Erfolge und Verbesserungen. Dr. Steinert betont, dass sich viele Kommunen der Problemlage durchaus bewusst seien und daher Organisationsuntersuchungen scheuten. Herr Holtman betont, dass es in den Niederlanden keine flächendeckende Struktur von Kommunalarchiven gebe, sondern vielfach regional gearbeitet würde, was mit Blick auf Stellenstrukturen und die Vergleichbarkeit von Richtwerten zu Ungleichgewichten führe. Dr. Patt misst Richtwerten zwar eine große Bedeutung für die Beratung bei, merkt aber auch an, dass es vielfach notwendig sei, in der Praxis Abstriche zu machen, um überhaupt Fortschritte erzielen zu können.

Frau Marner, LVR-AFZ, fragt mit Blick auf die Ausführungen von Herrn Holtman, welche Bedeutung Archive als offene Orte der Information und Kommunikation in Deutschland haben. Dr. Patt und Dr. Steinert betonen übereinstimmend die Vorbildrolle niederländischer Archive, die auch auf die deutsche Seite eine ausstrahlende Wirkung habe. Herr Holtman betont, dass dieser Wandel nur mit einem Paradigmenwechsel im archivischen Selbstverständnis wirklich umsetzbar sei. Er sieht in der Entwicklung in den Niederlanden keinen nur kurzfristigen Trend.

Herr Metzdorf betont, dass Archive mit ihren Aufgaben in der Erinnerungskultur  sowie der Sicherung und Bereitstellung authentischer Informationen der Demokratiestärkung dienen und diese Kompetenz, die auch von ihren Trägern erwartet werde, stärken und ausbauen sollten. Dr. Schneider betont, dass alle Überlegungen zur Ausrichtung von Archiven nur dann tragfähig seien, wenn deren ökonomische Auswirkungen stets mit bedacht würden.

 

“Patient wach und orientiert?” – Zum Stand des Archivmanagements

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von Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

Das Archivmanagement beschäftigt sich im Kern immer mit Transparenz, Wirtschaftlichkeit und strategischer Zielsetzung von Archiven. Die Ausführungen von Schröder konzentrieren sich auf das kommunale Archivwesen; in den staatlichen Archiven ist das strategische Management bereits fest etabliert.

Das Archivwesen hat in den 1970er Jahren begonnen, betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente zu übernehmen. Spätestens mit der Einführung des Masterstudiengangs Archivwissenschaften 2009 ist das Archivmanagement auch in der Ausbildung fest angekommen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Fort- und Weiterbildungsangebote, auch vom LWL-Archivamt, die Management- und Steuerungsstrategien vermitteln. Die Frage, ob Archivmanagement notwendig ist, ist nicht vorrangig von der Größe des jeweiligen Hauses abhängig – strategisches Management kann in allen Archiven konkrete und wichtige Auswirkungen zeitigen. 

Literatur zum Archivmanagement ist mittlerweile großem Umfang erschienen, aber nicht immer leicht zu finden. Auch in studentischen Arbeiten hält das Thema zunehmend Einzug, wenngleich diese Ausarbeitungen in der Regel unveröffentlicht bleiben. Die Beschäftigung mit Fragen des Archivmanagements im Studium lässt jedoch hoffen, dass die Ergebnisse dann auch in der Praxis angewendet werden.

Archivmanagement ist abgesehen von den großen Archiven nach wie vor selten. Eine Umfrage von Schröder im Vorfeld des Vortrags zeigt, dass zwar die Mehrzahl der Archive Kennzahlen erhebt, ein weitergehendes strategisches Management aber nur selten stattfindet. Der Umfrage zufolge besteht zwar ein klarer Zusammenhang zwischen Mitarbeiter*innenzahl im Archiv und dem Einsatz von Archivmanagementmethoden; dennoch gibt es eine signifikante Anzahl auch von Ein-Personen-Archiven, die solche Strategien nutzen. Die Größe des eigenen Hauses kann also kein Argument sein, sich nicht mit Archivmanagement zu beschäftigen.

Insgesamt ist das Bild in der Archivlandschaft vielfältig und nicht in Gänze überschaubar. Das Archivwesen gleicht einem Krankenhaus: Notaufnahme, Intensivstation und Ambulanz sind gleichermaßen belegt, einige Archive befinden sich aber auch auf dem Weg der Besserung oder sind bereits genesen. Es gilt daher, die aktuellen Herausforderungen anzupacken und dafür auch “neue” Managementwerkzeuge zu nutzen. 

Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

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von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Dr. Patt knüpft inhaltlich an die Ausführungen von Herrn Dr. Schneider an: Die Ausarbeitung von Gutachten und Stellungnahmen stellt seit langem eine Kernaufgabe der LVR-Archivberatung dar, die dort behandelten Probleme und Herausforderungen decken sich mit den von Schneider aufgeworfenen Themenfeldern. Angesichts der vielfach unbequemen Befunde ist die Vertraulichkeit der Informationen von zentraler Bedeutung, weshalb dieses Tätigkeitsfeld der Archivberatung wenig öffentlichkeitswirksam und in der Landschaft vergleichsweise unbekannt ist.

Gutachten und Stellungnahmen werden von den Gebietsreferent*innen der LVR-Archivberatung sowie Restaurator*innen des AFZ erarbeitet. Ausschlaggebend für die jeweiligen Stellungnahmen ist, dass die Bearbeiter*innen über die entsprechenden fachlichen Kompetenzen verfügen; eine gemeinsame, sich ergänzende Bearbeitung durch verschiedene Kolleg*innen ist daher nicht selten. Zu Themenfeldern, die außerhalb der archivischen und restauratorischen Kompetenzen liegen (Beispiel: Brandschutzvorkehrungen), werden dementsprechend keine Gutachten erstellt.

Ziel ist die Beratung von Archiven (nicht von Einzelpersonen) und die kontinuierliche Verbesserung der archivischen Situation im betreuten Gebiet. Bei der Bearbeitung von Gutachten ist Effizienz eine wesentliche Voraussetzung, um die rheinische Archivlandschaft flächendeckend adäquat beraten zu können. Der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die die jeweiligen Ausgangsbedingungen und Schwierigkeiten am besten kennen und über notwendige Daten verfügen (bzw. leicht darauf zugreifen können), ist für die Ausarbeitung guter Stellungnahmen essenziell.

Dr. Patt betont, dass eine Begrenzung der Begutachtung auf die drängenden Probleme letztlich zielführend ist, um damit auch eine Priorisierung anschließender Gegenmaßnahmen zu steuern und nicht auf Nebenkriegsschauplätze abzugleiten.

Bei Ortsterminen steht eine möglichst umfassende Sammlung von Eindrücken, Daten und Befunden im Mittelpunkt. Der Ist-Zustand wird mit den geltenden archivischen Standards und Normen verglichen, wobei die Bewertung der Befunde mit Augenmaß zu erfolgen hat. Aus den Befunden abgeleitete Handlungsempfehlungen sind zu priorisieren und auch im Hinblick auf die Dringlichkeit zu differenzieren (kurzfristige Veränderung erforderlich, langfristige Optimierung wünschenswert).

Die Zusammenstellung der Daten erfolgt unter Zuhilfenahme standardisierter Formulare, in die gängige Empfehlungen, Standards und Erfahrungen eingeflossen sind. Die gesammelten Informationen sind Grundlage für eine qualitative Bewertung und Einschätzung der Ist-Situation.

Zusätzlich führt Dr. Patt aus, dass es vielfach sinnvoll ist, schriftliche Stellungnahmen und Gutachten durch mündliche Erläuterungen zu flankieren, um bei den Vorgesetzten, die von der Dringlichkeit etwaiger Maßnahmen überzeugt werden sollen, ein wirksames Verständnis zu erzielen. Hierzu gehört insbesondere auch der Verweis auf vorbildliche Zustände in anderen Archiven der Region.

Eine Sonderform der Gutachten sind sogenannte Archivkonzeptionen, die eine umfassende Darstellung und Einschätzung zum Zustand eines Archivs bieten und als Grundlage für Optimierungen oder eine grundsätzliche Neuausrichtung dienen können.

Dr. Patt sieht in Gutachten und fachlichen Stellungnahmen wertvolle Hilfsmittel des Archivmanagements, mahnt aber, diese mit Bedacht und Geduld, ohne überzogene Erwartungen sowie in enger Abstimmung mit allen Beteiligten einzusetzen.

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement. Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

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von Dr. Gerd Schneider, Leipzig

Schneider plädiert dafür, auch im Archivwesen betriebswirtschaftlich zu denken und zu arbeiten. Nur so sei es möglich, Geld für wichtige und drängende Projekte zu beschaffen. In der Digitalisierung, digitalen Langzeitarchivierung, Bewertung, Aussonderung, Übernahme und Bestandserhaltung stünden die deutschen Archive vor entscheidenden Herausforderungen. Es gibt also beinahe in allen archivischen Kernaufgabenfeldern dringende Probleme zu lösen. Für die meisten Herausforderungen gebe es datenbasierte Lösungsansätze, die strategischen Defizite aber sind massiv.

Bewertung und Übernahme

Bewertung und Übernahme sind entscheidende Kostentreiber. Verpackung, Erschließung und Magazinierung sind nur einmalige Aufwendungen, die Kosten für die dauerhafte Unterbringung, Erhaltung, Aufbereitung, Digitalisierung und Bereitstellung für Nutzer*innen hingegen fallen dauerhaft an. Ein Regalmeter Archivgut kostet so in 100 Jahren mehr als 50.000 Euro. Die Archive müssen daher in der Bewertung und Übernahme gezielt steuern, damit sie auch glaubwürdig für ihre Träger sind, denn: die Verantwortung für diese Kosten liegt bei den Archiven! Vielerorts werden jedoch bereits die Altregistraturen nicht systematisch analysiert, Schriftgut bewertet und ausgesondert, was wiederum zu massiven Mehrkosten führt.

Bestandserhaltung  

Mehr als 90% der Unterlagen bestehen aus holzschliffhaltigem Papier, das in absehbarer Zeit zerfallen wird. Die Archive müssen eine Zustandsanalyse der Bestände erarbeiten, die auch grob geschätzt werden kann. So lassen sich die dringendsten Maßnahmen und größten Gefahren feststellen und angehen. Obwohl es eigentlich mit wenig Aufwand verbunden ist, Restaurierungsaufwände abzuschätzen und ein grobes Bestandserhaltungskonzept zu erstellen, gehen viel zu wenig Archive diese Aufgaben an.

Digitalisierung

Ein wesentliches Problem besteht in der Übernahme digitaler Unterlagen: Vorgangsbearbeitungssysteme werden immer vielfältiger und komplexer, und die Langzeitlesbarkeit der Daten sicherzustellen ist eine große fachliche Herausforderung, für die auch fähige IT-Fachkräfte gebraucht werden.

Die Digitalisierung von analogen Originalen im großen Stil ist keine wirklich tragfähige Option: Zum einen ist die Digitalisierung ganzer Bestände selbst schlichtweg zu teuer, zum anderen lohnt sie sich auch nicht, wenn eine einzelne Archivalie im Schnitt alle 25 Jahre einmal ausgehoben wird. Schließlich ist auch ein digitales Archiv ein großer Kostentreiber, unter anderem weil die regelmäßige Transformation der Daten sehr aufwendig ist. Daher müssen dringend auch Alternativen ernsthaft geprüft werden.

Mit der Einführung der eAkte werden große Mengen analoger Unterlagen gesammelt ins Archiv gelangen, weil die übrigen Registraturen innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahren aufgelöst werden. Es ist mit etwa der dreifachen Menge der bisherigen regelmäßigen Abgaben zu rechnen, worauf die Archive jedoch nicht vorbereitet sind. Entsprechend stark werden die Archivbestände anwachsen. Der Abbau der Registraturen bietet aber auch großes Einsparpotenzial – mit den freien Mitteln ließen sich wieder Stellen im Archiv finanzieren. Dafür müssen die Archive aber proaktiv auf ihre Träger zugehen und deutlich machen, welches Geld an andere Stelle verfügbar wird.

Die Archive stehen also selbst in der Verantwortung, aktuelle Herausforderungen anzugehen, indem sie strategische Steuerungsinstrumente nutzen und ihren Trägern zeigen, welche Maßnahmen sie selbst bereits ergreifen und zukünftig ergreifen können, um das Archivwesen zukunftssicher zu machen.

Archive als Plattformen / Archives as platforms

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von Marc Holtman, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Herr Holtman dankt für die Einladung und freut sich, über die digitale Innovation in Amsterdam zu berichten. In seinem Vortrag wird es darum gehen, wie man als Archiv seinen Platz in der digitalen Welt finden kann. Zum Stadtarchiv Amsterdam

Als Kernfrage steht im Raum: Wie machen wir analoge Archive zugänglich?

Seit 2006 ist das Stadtarchiv im Zentrum von Amsterdam lokalisiert, wo es mitten im gesellschaftlichen Leben verankert ist und von vielen Leuten wahrgenommen werden kann. Das Gebäude war zuvor ein Bankgebäude und beinhaltet heute neben kommunalen Archiven auch Kirchen-, Familien- und Instiutionsarchive. Es umfasst 50 Regalkilometer Archivalien aller Materialitäten. Jährlich besuchen etwa 100 000 Nutzende den Lesesaal des Archivs, hinzu kommen ca. 1 000 000 Online-Nutzer*innen. Die Räumlichkeiten bieten eine offene Atmosphäre, in der temporär auch Ausstellungen und kulturelle Aktivitäten angeboten werden. Herr Holtmann betonte die Wichtigkeit dieser Aktivitäten auch in einer digitalen Welt.

Im Stadtarchiv Amsterdam spricht man mittlerweile von der Brick-Site (dem Gebäude) und der Bit-Site (der digitalen Welt). Insbesondere die digitale Welt bringt neue Herausforderungen mit sich, die Herr Holtman in seinem Vortrag vertiefend betrachtet:

Digital arbeiten heißt für das Stadtarchiv Amsterdam, auch viel zu digitalisieren. Er erläutert kurz die organisatorische Struktur des Archivs und die Wichtigkeit der „digitalen Kette“, die sich in den letzten Jahren herauskristallisiert hat und zu einer Verdichtung der Aufgabengebiete führte. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde im Stadtarchiv Amsterdam ein digitales Department unter dem Titel „Accessability and digital innovation“ gegründet. Hier werden die notwendigen Prozesse eines digitalen Archivs (die digitale Kette) zusammengeführt und koordiniert. Es arbeiten dort etwa 20 Leute mit verschiedenen Spezialgebieten. Die unterschiedlichen Aufgabengebiete werden dennoch von allen in Rotation wahrgenommen – alle arbeiten an allen Orten der Kette. Dabei wird in kleinen Teams und kleinen Schritten gewirkt, um auch große Projekte in kurzer Zeit umsetzen zu können.

Herr Holtman gibt einige Beispiele für digitale Projekte:

Hauptplattform ist die Webseite des Archivs. Hier werden klassischer Weise digitale Findmittel angeboten. Etwa 2007/08 wurden im Sinne der Digitalisierung digitalisierte Inventare und Bilddatenbanken zur Verfügung gestellt. Die Nutzenden fragten schon früh nach dem Button, um Scans zu bestellen. Heute ist es der Ansatz des Archivs, archivische Forschung rund um die Uhr kostenfrei online zu ermöglichen. So werden über die Scan-on-demand-Variante wöchentlich etwa 25 000 Scans erstellt.

Als Resultat ist die Nachfrage, vor Ort in den Findmitteln zu recherchieren, deutlich heruntergegangen und die online-Nachfrage ist deutlich angestiegen. Es wird nun mehr scanning-on-demand betrieben und mehr Archivgut digitalisiert als im Lesesaal vorgelegt. Dies zeigt sich auch anhand der Nutzungszahlen, die ebenfalls eine starke Verschiebung in das Digitale erlebt haben. Bei einer Nutzendenumfrage kam heraus, dass 67% die digitale Nutzung bevorzugten und nur 10% im Lesesaal an den Orginalen arbeiten wollen. Generell herrscht eine große Zufriedenheit mit diesem Vorgehen unter den Nutzer*innen.

Auch die Bereitstellung von Digitalisaten für Crowdsourcing-Projekte wird vom Stadtarchiv betrieben. Auf der Webseite velehanden.nl stellt es Quellen zur Verfügung, die dann von der Community erschlossen werden könne. Etwa 2 000 000 Scans wurden auf diese Weise bereits erschlossen.

Bei einem Projekt der Universität Amsterdam zur Auswertung von notariellen Unterlagen arbeitet das Archiv mit einer Software zur Erkennung von Handschriften zusammen. Diese bietet neue Realitäten für die Forschung. Freiwillige helfen dem Computer, das Lesen zu lernen, in dem die von der Technologie ausgegeben Textblöcke von Menschen überprüft werden. Zum Projekt

Ein weiteres Projekt ist die Verbindung von Beständen zu einzelnen Themen (z.B. Personen und Orten) über mehrere Archive hinweg. So werden virtuelle Bestände erzeugt, die den Nutzenden die Forschung erleichtern.

Das Stadtarchiv Amsterdam setzt auf neue Verzeichnungsstandards. Es ist eine Loslösung von ISAD G in Gang und ein Wandel hin zum konzeptionellen Model der „Records in Context“, eine neue Erschließungsform, die vom EGAD (Expert Group on Archival Description) etabliert wird. Argumente dafür sind: ISAD G sei zu groß und objektorientiert, des weiteren funktioniere das Hierarchiedenken in der digitalen Welt nicht mehr.

Abschließend berichtet Herr Holtman über die Verleihung des niederländischen Transparenzpreises an das Stadtarchiv Amsterdam. Hier wurde etwas für ein Archiv ziemlich Ungewöhnliches umgesetzt: Die über das New National Open Government Gesetz (Woo) online zur Verfügung gestellten Verwaltungsdaten, die im City Archives e-depot bereitgestellt wurden, haben eine direkte Anbindung an das Stadtarchiv. Die Infrastruktur kann auch von kleineren Archiven nachgenutzt werden. Zur Plattform Open Amsterdam
Dies bildet eine neue und bessere Rolle von Archiven aus. Herr Holtmann schließt mit der Hoffnung, dass man weiterhin kreativ arbeiten kann und das Archiv zu einem etablierten Dienstleister für die Stadt wird. Das Archiv wird somit nicht nur Anlaufpunkt für historischen Fragen, sondern auch für zeitgenössische Themen. Ein Wandel von der Schatzkammer zur Plattform für ein breites Spektrum bürgerlicher Belange.

Eröffnung und Grußworte zum 56. Rheinischen Archivtag in Krefeld

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Frank Meyer, Oberbürgermeister der Stadt Krefeld
Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums

Der diesjährige Rheinische Archivtag in Krefeld steht unter der Überschrift “Wachsende Aufgaben, knappe Ressourcen. Wohin steuert die Archivarbeit?”.

Frank Meyer, Oberbürgermeister und Kulturdezernent der Stadt Krefeld, begrüßt die Teilnehmer*innen zum diesjährigen 56. Rheinischen Archivtag, und spricht zur Eröffnung über die Bedeutung von und Herausforderungen für Archive.

Die Stadt Krefeld freut sich besonders, im Jahr ihres 650. Jubiläums den Rheinischen Archivtag begrüßen zu dürfen. Solche Jubiläen zeigen einmal mehr, wie wichtig Archive für das historische Vermächtnis einer Stadt sind. Daneben sind Archive aber auch zentrale Einrichtungen für die Dokumentation von Verwaltungshandeln, und damit als öffentlich zugängliche Orte von unschätzbarem Wissen ein unerlässlicher Bestandteil einer gelebten Demokratie, wenngleich sie in der öffentlichen Wahrnehmung häufig hinter Bibliotheken und Museen verschwinden. 

Archivar*innen müssen das Wichtige vom Unwichtigen trennen, und nur das dauerhaft aufbewahren, was von Bedeutung ist. Gerade in Zeiten der Digitalisierung verändert sich ihre Arbeit massiv, und die Archive stehen vor großen Herausforderungen. Frank Meyer wünscht daher eine gute und fruchtbare Veranstaltung, anregende Gespräche und spannende Diskussionen. 

 

Auch Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, begrüßt herzlich alle Anwesenden.

In den vergangenen 20 Jahren ist die Liste der archivischen Aufgaben stetig gewachsen. Die Archivierung Digitaler Unterlagen, Schädlingsbekämpfung und IPM, Erteilung von Auskünften aus Personenstandsregistern, Konzeption von Ausstellungen, Einführung von DMS und elektronischen Fachverfahren: Dies alles sind Herausforderungen für die Archivar*innen, die, abgesehen von Personenstandsregistern, alle Archivsparten gleichermaßen betreffen. Die Digitalisierung an sich ist zwar nicht das Problem, trägt aber durch zähe Prozesse und fehlende Perspektiven ebenfalls zur wachsenden Arbeitsbelastung bei.

Alle genannten Aufgaben werden von den Archiven heute bereits wahrgenommen und sind dringend erforderlich, lassen sich aber mit den vorhandenen Ressourcen immer weniger bewältigen:

  • So müssen sich Archive bei der Einführung von DMS und Fachverfahren fachlich einbringen, um Grundlagen der Aktenführung und Schriftgutverwaltung zu vermitteln und sicherzustellen. Hybride Aktenführung und die Möglichkeit der beliebigen Vervielfältigung von Dokumenten haben dazu beigetragen, dass der Stand der Schriftgutverwaltung in vielen Behörden zu wünschen übrig lässt.
  • Wo vor einigen Jahren die Maus der größte Feind von Archivar*innen war, sind es heute Papierfischchen. Der Klimawandel trägt entscheidend dazu bei, dass diese sich reichlich vermehren und aus Archivmagazinen nicht mehr wegzudenken sind; Archivar*innen kommen nicht darum herum, sich auch mit Integrated Pest Management (IPM) zu befassen, wenn sie ihre Bestände nicht dauerhaft verlieren wollen.
  • Der Klimawandel führt auch dazu, dass immer mehr Räume aktiv klimatisiert, regelmäßig Klimawerte erhoben werden müssen und strategisches Gebäudemanagement betrieben werden muss. Bestandserhaltung ist zur zentralen Aufgabe von Archivar*innen geworden, verstärkt durch Projekte und Förderungen wie die LISE, aber auch durch Katastrophenereignisse der letzten Jahre. 

Angesichts des gewaltigen Zuwachses von Aufgaben ist klar, dass die Belastung der Archivar*innen wächst. Archivierung ist jedoch eine hoheitliche Pflichtaufgabe und keine freiwillige Nebenbeschäftigung. Als rechtssichernde Einrichtungen öffentlicher Stellen müssen Archive daher mit ausreichenden Mitteln ausgestattet werden, um ihrem gesetzlichen Auftrag gerecht werden zu können. Daher ist mit Sorge zu beobachten, dass einige Städte zwar die Außenwirkung eines Archivs gerne nutzen, aber nicht bereit sind, ihre Archive so aufzustellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen können. Der gleichzeitige Fachkräftemangel im Archivwesen insgesamt führt dazu, dass Stellen unbesetzt bleiben oder fachfremd besetzt werden. Es entsteht ein Teufelskreis, den es zu durchbrechen gilt.