Workshop 1: Archive in zentraler oder dezentraler Struktur – Johannes Stinner: Kommunalarchive

Die Konstellation des „Verbundsarchivs“ ist treffender als Archivverbund zu bezeichnen. Die Einrichtungen gehören nicht nur verschiedenen Kommunen an, sondern sind auch organisatorisch selbstständige Einheiten. Nur die Verbindung in der Person des Archivars bewirkt als Personalunion eine Klammer.
Im Kreis Kleve haben sich bis auf eine Gemeinde alle kleinen Gemeinden in Verbundslösungen zusammengeschlossen.
Die Gemeinden Kranenburg (knapp über 10.000 Einwohner) und Bedburg-Hau (ca. 13.000 Einwohner) haben 1998 auf der Grundlage einer Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beschlossen, Archive einzurichten und auszustatten. Für die Leitung war eine archivische Fachkraft, anfangs mit einer 80%-, später mit einer 100%-Stelle, vorgesehen. Herr Stinner übt die Stelle seit 2002 aus. Vereinbart war, dass jede Gemeinde die Sachkosten selbst trägt, während die Personalkosten geteilt werden. Die Archivarstelle ist bei der Gemeinde Kranenburg angesiedelt; bei der Gemeinde Bedburg-Hau ist der Archivar quasi als „Leiharbeiter“ tätig.

Chancen und Probleme eines Verbundsarchivs:
– Die Einrichtung eines Archivs in dezentraler Struktur bei einer Gemeinde gewährleistet die Betreuung des Archivguts vor Ort. Dies ist vor allem für die jeweilige Verwaltung, aber auch für Archivnutzer eine komfortable Lösung.
– Hierbei können Synergien zum Tragen kommen, was z.B. Struktur, Systematik der Bestände und das „Handling“ der Software betrifft. Auch Überlegungen zur Bestandsbildung ermöglichen quasi einen doppelten Nutzen z.B. beim Umgang mit der Schriftgutüberlieferung nach Schulauflösungen, was zurzeit bei vielen Archiven aktuell ist.
– Nachteil: Allerdings erhöht sich bei zwei Standorten auch die Belastung durch Benutzeranfragen im Personenstandswesen. Besonders kritisch ist die notgedrungene Vernach-lässigung der archivischen Kernaufgaben, und zwar in den Bereichen Verzeichnung und Erschließung
– Nachteil: Ins Hintertreffen geraten öffentlichkeitswirksame Aktivitäten, die in unserem Berufsfeld interessante Akzente setzen: Ausstellungen, Forschungen, Veröffentlichungen.
– Problem: die Sichtweise der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) in Herne: Für einen Ver-bund mit zwei Archiven führt die spezielle betriebswirtschaftliche Sichtweise jedenfalls ganz schnell zur Empfehlung, möglichst noch ein drittes Archiv einzubeziehen.

Im Anschluss geht Stinner auf Perspektiven dezentraler Strukturen ein. Er stellt dabei zwei Punkte heraus: die neue Aufgaben insbesondere in Bezug auf die digitale Langzeitarchivierung sowie Zukunftsfähigkeit im Rahmen von verändernden Qualifikationen und Finanzen.

Fazit: zunehmend Zweifel, ob eine solche Struktur zukunftsfähig ist. Entscheidend werden die Zielvorstellungen des Archivträgers sein. Wenn Bürgermeister, Rat und Verwaltung den Wert einer Archivkraft vor Ort zu schätzen wissen, wird eher die Bereitschaft vorhanden sein, die notwendigen organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen auf Dauer zu finanzieren.


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