Der katholisch-kirchliche Teil der rheinischen Archivlandschaft ist ziemlich komplex. Neben der rechtlich verfassten Kirche mit den Bistumsarchiv und den Pfarrarchiven gibt es die Ordenarchive (hier ist zu unterscheiden nach Orden des päpstlichen Rechts, wie Benediktiner, Jesuiten und nach Orden des bischöflichen Rechts, wie Ursulinen, Klarissen).
Und die katholisch-kirchlichen Vereine und Verbände, die gerade im Rheinland sehr stark vertreten sind: 81 von 231 der katholischen Organisationen in Deutschland.

Seit 2013 bestehen durch die neue „Anordnung über Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche“ (KAO) eindeutige Zuständigkeiten. Demnach sind die Bistumsarchive (wie Aachen, Essen, Köln und Münster für das Rheinland oder Teile davon) nach dem „Belegenheitsprinzip“ für sämtliche katholischen Archive in ihrem Sprengel zuständig, für die Orden päpstlichen Rechts aber nur beratend. Dieser rechtlich eindeutig zentrale Ansatz erlaubt aber in der Praxis einen breiten Handlungsspielraum zwischen der Zentralisierung der Archive im jeweiligen Diözesanarchiv bis hin zur dezentralen Lösung vor Ort.
Rechtlich ist das Diözesanarchiv in alle Archivaufgaben vor Ort eingebunden: So prüft es die Rechtmäßigkeit/Zweckmäßigkeit der Archivierungsmaßnahmen, koordiniert die Ein-bindung weiterer Orga-Einheiten, ist bei der Unterbringung zu beteiligen, ebenso bei der Übergabe an ein anderes kirchliches Archiv, bei größeren Ordnungs- und Verzeichnungs-arbeiten und Beauftragungen ehrenamtlicher Personen. Aber das Diözesanarchiv entscheidet, welche Instrumente der Fachaufsicht es einsetzt.
Anschließend wägt der Referent die zentrale und dezentrale Lösung ab: Bei einer zentralen Lösung ist die volle Verzeichnung und eine gute Benutzerbetreuung zwingend notwendig, bei der dezentralen Lösung steht die Sicherung des Archivbestandes an erster Stelle vor der Verzeichnung. Das Diözesanarchiv Köln aber hat große Erfahrung und Erfolge in der dezentralen Pfarrarchivpflege aufzuweisen.

Abschließend formuliert Herr Dr. Helbach sieben Perspektiven für kirchliche Archive:

1. Im dezentralen Bereich wird sich verstärkt um kleine Archive gekümmert, sowie um die neuen Mittelpunktsarchive.

2. Pfarrarchive sollen über neue Medien stärkerer vernetzt werden.

3. Im Ordensbereich wird verstärkt auf überregionale Lösungen (vor allen bei denen Päpstlichen Rechts) eingegangen werden.

4. Das Problem vom Rückgang kirchlichen Lebens in Vereinen, Verbänden und Orden könnte ebenfalls mit Vernetzungen angegangen werden, jedoch nicht behoben werden.

5. Homepages als Vernetzungsmöglichkeiten: katholische-archive.de.

6. Falls eine Zentralisierung nötig werden sollte, wären alle kirchlichen Archive verzeichnet.

7. Es besteht weiterhin der Anspruch des kirchlichen Lebens vor Ort des Archivs zu fördern.