Manfred Huppertz (Archiv des Rheinisch-Bergischen-Kreises) „Archiv und das Amt IT-Services – Und das geht?“

„Archiv und IT – das geht?“ – ist zumeist die erste Frage, die an den Referenten herangetragen wird. In der Tat stellt das Archiv des Rheinisch-Bergischen Kreises eine Besonderheit unter den Kreisarchiven in NRW dar. Ursprünglich (1981) war das Kreisarchiv ein eigenes Amt, das 2002 in das Kulturdezernat wechselte. Erst seit 2014 ist das Archiv dem Amt IT-Services zugeordnet. Auslöser für die Reorganisation war u. a.  ein enormer Bewertungsrückstand und die Anbietung von Registraturen aus Außenstellen. Ein Neubau des Kreishauses führte zudem zu räumlichen Kapazitätsengpässen. Diese Faktoren führten u. a. zu einer inhaltlichen Neuausrichtung des Kreisarchivs, wie sie sich im Leitbild und einem Dokumentationsprofil ausdrücken.

In den vergangenen Jahren wurden zunächst die Rückstände bearbeitet, das Zwischenarchiv aufgelöst sowie eine Bestandsrevision durchgeführt. Auch eine neue Unterkunft für das Kreisarchivs musste gefunden werden. Hier ergeben sich Vorteile durch die Einbindung in das Dezernat I. Auch fällt es leichter, im übergeordneten Amt IT-Services Verständnis für die vergleichsweise junge Aufgabe der Archivierung digitaler Unterlagen zu schaffen. Das Archiv läuft dadurch nicht Gefahr, einem „digitalen Darwinismus“ zum Opfer zu fallen. Im Bereich digitale Aufgabenerledigung bestand auch im Kreisarchiv selbst ein gewisser Nachholbedarf.

Nicht zuletzt begünstigte der generelle Wandel der Aufgabenerledigung in der Verwaltung hin zum Digitalen die Eingliederung in das Amt IT-Services. Die Bedeutung des Wandels lässt auch daran ablesen,  dass die jüngeren Novellierungen des Archivgesetzes NRW entsprechende Passagen aufnahmen. Auch das Archiv bleibt bei diesen Entwicklungen nicht außen vor,  so dass eine Zusammenarbeit des Archivs mit der IT ohnehin unabdingbar ist, um Hard- wie Software zu beschaffen und einzuführen. Erste Projekte konnten bereits umgesetzt werden, z. B. die Einführung einer neuen Archivsoftware oder die Implementierung einer Software zur Archivierung von Webseiten. Verschiedene Digitalisierungsmaßnahmen sind in Vorbereitung. Eine Einbindung in ähnliche Projekte in anderen Verwaltungsbereichen ist durch die Zuordnung zur IT einfach zu etablieren.

Derzeit liegt der Schwerpunkt der Arbeit auf den eher internen Aufgaben für die Trägerverwaltung. Die eher externen Aufgaben treten tendenziell in den Hintergrund. Dennoch versucht das Archiv, in der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. durch verschiedene Internetprojekte, neue Wege zu gehen.

Resümierend führt Huppertz aus, dass die Zuordnung zur IT für das Kreisarchiv sehr gut funktioniert. Voraussetzung sei, dass eine gemeinsame Sprache gefunden wird, die es ermöglicht, die jeweiligen Aufgaben anzugehen.

Dr. Claudia Arndt (Archiv des Rhein-Sieg-Kreises): „Hat die verwaltungsmäßige Zuordnung Einfluss auf die Arbeit eines Kreisarchivs? Theorie und praktische Erfahrungen am Beispiel des Archivs des Rhein-Sieg-Kreises“

Einführend verweist Frau Dr. Arndt auf den archivischen Aufgabenkanon, wie ihn das Archivgesetz NRW in § 2, 7 definiert. Grundlegend könnten zwei Aufgabenbereiche unterschieden werden: nach innen (gegenüber der Träger-Verwaltung) und nach außen (Bürgerinnen und Bürger, Forschende, usw.). Dabei stellt sich die Frage, ob sich die Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig aufdränge. Sie diskutiert diese Frage auf der breiten Basis einer Umfrage unter allen Kreisarchiven in NRW, in der nach der Zuordnung ebenso wie nach der Stellung (Amt, Abteilung, Sachgebiet) gefragt wurde.

Im Ergebnis ressortiert die überwiegende Mehrheit der NRW-Kreisarchive im Bereich Kultur (15 von 28 ausgewerteten Einrichtungen), gefolgt vom Bereich zentrale Dienste / IT. Vorteile einer Anbindung an den kulturellen Sektor ergeben sich durch mögliche Kooperationen verschiedener Kultureinrichtungen und im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Grundsätzliches Verständnis für archivische Anliegen im Kulturausschuss, dem das Archiv verantwortlich ist, sei meist spürbar. Gegen eine Zuordnung zur Kultur spricht, dass die Querschnittsfunktion von Archiven nicht immer wahrgenommen wird. Die interne (Aufgaben-)Wahrnehmung kann demnach leiden. Ressortiert ein Kreisarchiv im Bereich Zentrale Dienste / IT, werden die Vorteile in umgekehrt in der besseren internen Durchsetzungsfähigkeit bzw. Wahrnehmung gesehen, die sich in unterschiedlichen Bereichen (z. B. Ausstattung) äußere. Dagegen wurden Stimmen laut, die eine mangelnde Außenwirkung und Kooperationsmöglichkeiten beklagen. Ein eindeutiges Stimmungsbild war nicht zu ermitteln.

Von den 27 Kreisarchiven ist die überwiegende Mehrheit als Sachgebiet eingeordnet, gefolgt von einer Einteilung als Fachbereich/Stabsstelle/Amt. Eine gewisse Abhängigkeit von der Größe der Trägerverwaltung bzw. des Archivs ist nachweisbar.

Nach diesen einleitenden Bemerkungen leitet Frau Dr. Arndt zu den eigenen Erfahrungen im Kreisarchiv des Rhein-Sieg-Kreises über. Dazu gehören auch drei Reorganisationen seit dem Amtsantritt 2002. Im Großen und Ganzen entsprechen die Erfahrungen im Rhein-Sieg-Kreis denjenigen in den übrigen Kreisen, z. B. die Synergie-Effekte durch Kooperationen im Kulturbereich. Viele Anliegen bleiben letztlich von persönlichen Kontakten, dem Standing des Archivars und der Vernetzung des Archivs in der Verwaltung abhängig. Die Akzeptanz archivischer Belange hängt damit nicht zuletzt auch den Einstellungen der jeweiligen Vorgesetzten zur Aufgabe und zu den handelnden Personen ab. Zugang zu Entscheidungsträgern sind daher von zentraler Bedeutung, um Anliegen unmittelbar kommunizieren zu können. Dahinter tritt die Bedeutung der konkreten Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig klar zurück.

Dr. Arie Nabrings: Das Kommunalarchiv: Querschnittsaufgabe, Kultureinrichtung, Wissenschaftsbetrieb?

Der Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum Dr. Arie Nabrings sieht für das Rheinland grundlegend zwei Modelle für die Eingliederung in die Verwaltung: Entweder sind die Archive in der Fachverwaltung – und hier meistens im Kulturbereich oder in der Querschnittsverwaltung verankert. Eine Umfrage 2015 ergab 101 Kommunalarchive, die in der Querschnittsverwaltung angesiedelt sind. Ihnen stehen 68 gegenüber, die verschiedenen Fachverwaltungen zugeordnet sind.
Im Laufe der letzten Jahrzehnte wurden die Archive integraler Bestandteil der Kulturarbeit der Kommunen und erfüllen diese Aufgaben auch, wenn sie als Querschnittsbereiche definiert sind.

Sammlung, Ordnung und Tradierung  stellen die Grundlagen der Motivation zur Archivierung dar. Archive bedienen das Grundbedürfnis der Menschen in Raum, Zeit und Gesellschaft Orientierung zu finden. Nabrings sieht eine Verschiebung von der engen Verzahnung mit der Verwaltung im Alten Reich hin zur Vebindung mit der Geschichtsschreibung in der Neuzeit.
Während Archive früher das Recht sichern und damit das Recht darstellen, liefern sie später Maßstäbe zur Erforschung und Beurteilung des Rechts.

Nabrings Schlussfolgerung lautet den Ausführungen entsprechend Archive haben immer eng mit der Verwaltung verknüpfte ebenso wie kulturelle Aufgaben.

Abstract zum Vortrag von Dr. Arie Nabrings: Das Kommunalarchiv: Querschnittsaufgabe, Kultureinrichtung, Wissenschaftsbetrieb?

Dr. Arie Nabrings, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, stellt in seinem Vortrag Kontinuitäten und Wandlungen in Methodik und Intention von Archiven im Spannungsfeld zwischen Verwaltung, Kultur und Wissenschaft dar.

Bei der organisatorischen Eingliederung des Archivs in die Verwaltung gibt es im Rheinland zwei Modelle: Zu allermeist ist das Archiv entweder Teil der Quer-schnittsverwaltung oder der Fachverwaltung. Bei der Fachverwaltung ist es fast immer im Kulturbereich angesiedelt. Da gibt es nur wenige Ausnahmen. Zu nennen sind die Zuweisung des Archivs zum Büro des Bürgermeisters oder die Einordnung in Sammelbereiche z. B. zusammen mit der Wirtschaftsförderung und dem Denkmalschutz. Wir finden es auch als Teil des Stadtmarketings und im Bereich der Ordnungsverwaltung wieder.

Der Vortrag geht den Hintergründen und Ursachen dieser Situation nach, indem er die dem Archivieren zugrunde liegenden Motive und die daraus entstehenden Leistungen darstellt. Die für die Herrschaftsausübung in der Frühen Neuzeit elementare Bedeutung historischer Überlieferungen führt zur Entstehung von Archiven. Sie nehmen in der Verwaltung eine zentrale Rolle ein, die nach der Französischen Revolution und dem Ende des ius archivi schwindet. Gleichzeitig erfahren Archive Bedeutungszuwachs mit den in ihnen lagernden Unterlagen aufgrund des Aufblühens der Geschichtswissenschaft. Sie definieren ihre Rolle zwischen Verwaltung und Kultur neu.

Ihre Kompetenzen im Bereich der Schriftgutverwaltung und der Ordnung von Überlieferungen sind angesichts unübersichtlicher werdender Aktenführungen und der mit dem Übergang zur elektronischen Aktenführung einhergehenden Erfordernisse weiterhin aktuell. Die Trennung von historischem und Verwaltungsarchiv muss überwunden werden hin zu einem neuen Selbstverständnis, das die basalen Leistungen des Sammelns und Ordnens für die Gegenwart in der Verwaltung wieder fruchtbar macht.


Kurzvita von Arie Nabrings

  • 19741981 Studium der Geschichte, Philosophie und Evangelischen Theologie an der Universität Münster
  • 1981 Promotion über den Staatsrechtler Friedrich Julius Stahl
  • 19831985 archivarischer Vorbereitungsdienst an der Archivschule Marburg
  • Nach dem Abschluss des Referendariats Leiter des Stadtarchivs Viersen
  • dann in verschiedenen Funktionen in der Kulturverwaltung bei der Stadt Viersen
  • anschließend beim Landschaftsverband Rheinland tätig
  • seit Mai 2007 Leitung des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums in Brauweiler

Abstract zum Vortrag von Manfred Huppertz: Archiv im Amt IT-Services – und das geht?!

Ist ein Kreisarchiv im Amt IT-Services tatsächlich so ungewöhnlich, oder nicht eher logische Konsequenz der jüngsten Entwicklungen? Manfred Huppertz erläutert innerhalb der Sektion 1 : „Archive in der Querschnittsfunktion“ die Stellung des Kreisarchivs des Rheinisch-Bergischen Kreises.

„Archiv und IT – Und das geht?“ – So oder so ähnlich lautet zumeist die erste Frage, die gestellt wird, wenn die organisatorische Einbindung des Kreisarchivs des Rheinisch-Bergischen Kreises dargestellt wird. Seit 2014 gehört das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises nämlich nicht mehr zum dortigen Kulturbüro bzw. zum Kulturdezernat, wo es ehemals vor 30 Jahren eingerichtet worden ist, sondern zum Dezernat I Innere Verwaltung und dort zum Amt IT-Services.

Ist die Zusammenarbeit von IT und Archiv auch innerhalb einer Organisation angesichts des rasanten technischen Fortschritts in der digitalen Welt tatsächlich so abwegig? Oder ist die Zusammenarbeit von IT und Archiv vielleicht das Modell der Zukunft? Der Vortrag stellt die Motivationen zur Neuorganisation des Kreisarchivs dar und es wird über die Richtungsänderung des Archivs und die Auswirkungen auf die Archivarbeit berichtet, die diese Neustrukturierung seit 2014 mit sich gebracht hat. Das Fazit lautet dann: „Archiv und IT – Und das geht?“ – „Ja, das geht, und zwar sehr gut“.

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Kurzvita von Manfred Huppertz

  • 2000 bis 2003 Ausbildung zum Diplom-Archivar beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen
  • 2003 bis 2007 Archivar im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen im Bereich Oberste und Obere Landesbehörden.
  • 2007 bis 2015 Archivar im Historischen Archiv der Stadt Köln im Bereich städtische Überlieferung (hier: Retrokonversion analoger Findmittel, elektronische Langzeitarchivierung, DMS / elektronische Akten, Administration Erschließungssoftware ACTApro).
  • Seit 2015 Archivar im Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises