Nachtrag: Aktuelle Stunde

In der seit Jahren bewährten Form beschließt die Aktuelle Stunde unter der Moderation von Dr. Peter Weber den Rheinischen Archivtag.

Zum Stand der digitalen Langzeitarchivierung in NRW berichtet Dr. Weber, dass die beiden Lösungen DiPS kommunal und DNS im Lösungsverbund DA NRW in Pilotprojekten getestet werden. Allerdings fehlt es weiterhin bei beiden Produkten an Erfahrungen im produktiven Regelbetrieb außerhalb der jeweiligen Anbieterkonsortien.

Für den Bereich der Bestandserhaltung weist Dr. Weber auf das neue Sonderförderprogramm der Bundesregierung  zum Originalerhalt in Höhe von 1 Mio Euro hin, das durch die KEK (Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts) verwaltet wird. Obwohl die Rahmenbedingungen für eine Beteiligung kleinerer und mittlerer Archive durch das angestrebte Mindestvolumen von 40.000 € pro Projekt schwierig waren, ist es gelungen 10% der Fördersumme für Projekte in NRW anzufordern. (Nähere Informationen zum Sonderförderprogramm der KEK)

In der aktuellen Diskussion zur Evaluierung von Entsäuerungsverfahren konnte u. a. von Seiten der Bundeskonferenz der Kommunalarchive gegen die Überführung der ISO 18344 (Effectiveness of paper deacidification processesin) in eine identische DIN 32701 (liegt zur Zeit als modifizierter Norm-Entwurf „Information und Dokumentation – Wirksamkeit von Papierentsäuerungsverfahren“ vor) interveniert werden.

Volker Hingst (LVR-AFZ) berichtet über den aktuellen Sachstand des LISE-Projekts, das sich nach nunmehr zehn Jahren Laufzeit in der 3. Laufzeitphase bis 2019 befindet. 2017 wurden bislang 860 Kg Material in der Block-Entsäuerung verarbeitet und ca. 220.000 Blatt im Einzelblattverfahren. Herr Hingst bittet darum, weitere Anträge zu stellen und diese möglichst früh dem LVR-AFZ zuzuleiten, damit die Auftragsabwicklung entsprechend geplant werden kann.

Dr. Claudia Kauertz (LVR-AFZ) liefert einen kurzen Bericht zum Thema „Hygiene im Archiv“, das  seit 2015 einen Schwerpunkt in der Beratungs- und Präventionstätigkeit des LVR-AFZ bildet. In den beiden vergangenen Jahren wurden bei der KEK jeweils Mittel für 10 Hygienesets (Luftfilter und Staubsauger) beantragt, die in der Zwischenzeit nach dem Muster der Notfallboxen dezentral verteilt wurden. Die Empfänger der Sets verpflichten sich vertraglich, diese an weitere Archive in der jeweiligen Region auszuleihen. Um alle Mitgliedskörperschaften zu versorgen, wurden bei der KEK Mittel für sechs zusätzliche Hygienesets beantragt. Die Verteilung der Sets wurde einerseits durch Anwendungsworkshops vor Ort flankiert. Darüber hinaus fand im Mai 2017 eine zweitägige Tagung statt, die die „Objekthygiene“ in Theorie und Praxis thematisierte.

Der Informationsblock zum Thema Bestandserhaltung wird von Volker Hingst mit einem kurzen Sachstandsbericht zu Papierfischchen abgeschlossen. Diese sehr resistente Spezies fühlt sich bereits bei deutlich geringerer Luftfeuchtigkeit wohl als das allseits bekannte Silberfischchen und ist bei Befall bisher nur sehr schwierig auszutilgen. Bisher ist ein akuter Fall im Rheinland bekannt. Herr Hingst appelliert noch einmal eindringlich an die Kolleginnen und Kollegen, Neuzugänge des Archivs zunächst zu separieren, da die Schädlinge häufig in/mit den Kartons eingeschleppt werden.

Im Anschluss weist Dr. Weber auf die angespannte Stellensituation in NRW hin. Aktuell gibt es Stellen in der Region, die nicht mit Fachpersonal besetzt werden können. Um mittelfristig für Entspannung zu sorgen beteiligen sich das LVR-AFZ und das LWL-Archivamt seit dem Ausbildungsjahr 2016 aktiv an der Ausbildung der Anwärter für den gehobenen Dienst.

Abschließend stellt Heike Bartel-Heuwinkel (LVR-AFZ) das Landesprogramm zur Digitalisierung historischer Zeitungen vor, das vom bisherigen Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert wird. Grundlage ist ein von 2013 bis 2015 durchgeführtes DFG-Projekt mehrerer Landesbibliotheken zur Digitalisierung überregionaler Zeitungen sowie eine Umfrage zur Erhebung historischer Zeitungstitel unter Archiven, Bibliotheken und anderen Institutionen. Das nun angelaufene Programm wird federführend von den Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn und Münster betreut sowie durch den LVR, das Hochschulbibliothekszentrum als technischem Partner und einzelne kommunale Archive unterstützt. Mittelfristig soll das zunächst bis 2019 bewilligte Programm Zugang zu den verstreut überlieferten und nur teilweise katalogisierten historischen Zeitungsbestände schaffen und Digitalisate auf einem gemeinsamen Online-Portal vorhalten. Da viele dieser Bestände in den lokalen Archiven als Mikrofilme vorhanden sind, liegt das Augenmerk zunächst auf einer Digitalisierung der Filme. Sollte das Programm  wie geplant über 2019 hinaus verstetigt werden, sollen auch Zeitungen in der originalen Druckausgabe einbezogen werden, die bisher in keiner Form technisch kopiert und damit gesichert wurden.

Nach dem Abschluss der aktuellen Stunde übernimmt Dr. Arie Nabrings das Mikrofon für das Schlusswort des diesjährigen Rheinischen Archivtags. Er weist zunächst auf die pointierte Zusammenfassung des Tagungsgeschehens durch Dr. Clemens Rehm zu Beginn der Podiumsdiskussion hin. Dann dankt er der Stadt Essen für die außerordentlich gute Unterstützung bei der Durchführung der Tagung. Als Tagungsort für den nächsten Rheinischen Archivtags übermittelt er die Einladung der Stadt Frechen. Abschließend verabschiedet er sich von den Kolleginnen und Kollegen der rheinischen Archive, da er selbst ab dem 1.1.2018 in den Ruhestand tritt und daher nicht mehr am 52. Rheinischen Archivtag teilnehmen wird.

Podiumsdiskussion: Verrechtlichung in Archiven – Konsequenzen für Aufgabenprofil, Berufspraxis, Aus- und Fortbildung

Hr. Rehm sieht das Bedürfnis nach mehr Sicherheit als Anliegen vieler Teilnehmer, glaubt aber, dass viele die Tagung informierter, aber nicht unbedingt glücklicher verlassen. Er fasst zusammen, inwiefern die bisherigen Vorträge Probleme aufgeworfen haben, die die tägliche Arbeit komplexer machen. Ein stetiger Wandel der rechtlichen Rahmenbedingungen präge die Archivwelt. Was hieraus für die Praxis folgt, soll im Folgenden mit den TeilnehmerInnen diskutiert werden.

Fr. Behnke-Hahne knüpft an ihren Vortrag zur Einführung der eAkte an: sie sieht ein Bedürfnis in Zukunft (ausschließlich) digital zu kommunizieren, welches entsprechend stärker rechtlich abgesichert und eingehegt werden müsse. Eine stärkere Verrechtlichung der digitalen Aktenführung sei daher ein Muss, müsse aber mit Augenmaß erfolgen.

Hr. Gerke knüpft ebenfalls an seinen Vortrag an: er wünscht ein stärkeres Miteinander von Nutzern (v. a. Journalisten) und Verwaltung respektive Archiven. Zugleich weist er auf den Verlust der informationellen Selbstbestimmung im Zuge der Digitalisierung hin (Smartphone, Goolge & Co.): Journalismus gewinne gerade in Zeiten der Datenagglomeration in den Händen privater Unternehmen an Bedeutung.

Fr. Wiech stellt die These von einer zunehmenden Verrechtlichung in Frage. Verrechtlichung sei bereits in den 80er / 90er Jahren vollzogen worden; nun würden bestehende Gesetze „nur“ noch an neue Herausforderungen angepasst. Gestiegen sei die Sensibilität für Recht in archivischen Kreisen, was die Diskutantin als zusätzliche Professionalisierung ausdrücklich begrüßt. – Das LArchG NRW sei eines der besten, wodurch NRW für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet sei.

Hr. Metzdorf sieht in der Veränderung der rechtlichen Rahmenbedingungen, die unter dem Stichwort Verrechtlichung zusammengefasst werden ein Merkmal der modernen Gesellschaft, die seit Anfang der Neuzeit bzw. spätestens im 20. Jh. mit einem Klagen über „Gesetzesflut“ und Juridifizierung einhergehe. De facto verdanken Archive seines Erachtens der Verrechtlichung ihre Daseinsberechtigung. Die Veränderung der letzten Jahrzehnte sei vor allem auf die Digitalisierung aller Lebensbereiche zurückzuführen; diese berge aber – Stichwort Wissensmanagement – mehr Chancen als Risiken. Zum ersten Mal stünden Archive im Zentrum aktueller Diskussionen. Sie müssten diese Rolle aktiv ausgestalten, indem sie auf ihre Bedeutung für den demokratischen Rechtsstaat hinweisen, die Rechtsetzung aktiv mitgestalten (Recht auf Information und Recht auf Erinnern) und sich stärker mit anderen Interessensgruppen vernetzen. Seines Erachtens gibt es viele Akteure, die ein Interesse daran haben, dass Archive in ihrem Kampf gegen „digitale Amnesie“ reüssieren. Ein Manko sei jedoch der geringe Austausch mit Datenschützern, die momentan in der Diskussion sehr präsent seien. – Insgesamt zeige sich aber, dass man momentan in ausgesprochen „archivischen“  Zeiten lebe.

Herr Rehm stellt die Frage, inwiefern Archivarinnen und Archivare in Zeiten einer diffuser werdenden Aktenführung überhaupt sicher sein könnten, glaubwürdige Informationen zu präsentieren. Verschärft sieht er dieses Problem bei der Einführung von DMS. Er fragt, ob eine solche möglicherweise zu einer verstärkten Führung von Handakten führen könnten, die niemals archiviert werden. Fr. Behnke-Hahne sieht diese Gefahr nicht; die eAkte sei ebenso umfangreich und vollständig wie ihr analoges Pendant. Fr.. Wiech ergänzt aus archivischer Perspektive, dass die „Qualität“ der übernommenen Akten auch in der analogen Welt problematisch sein können; die Einführung von DMS biete sogar zusätzliche Chancen eine professionelle Schriftgutverwaltung (erneut) zu implementieren. Hr. Metzdorf stimmt dieser Einschätzung ausdrücklich zu. Die analoge „rheinische Aktenführung“ im kommunalen Bereich sei häufig so schlecht, dass jede eAkte als Möglichkeit zur „Wiederentdeckung“ des Aktenplans einen Fortschritt darstellen würde.

Hr. Rehm stellt die Frage, ob ein „perfektes“ Archiv, welches alle gesetzlichen Vorschriften perfekt umsetze, die Notwendigkeit von Whistle-Blowern und investigativen Journalisten obsolet machen würde. Hr. Gerke sieht dieses Risiko nicht, ein gut arbeitendes Archiv erhöhe die Menge verfügbarer Informationen. Seines Erachtens erhöhten sich daher sogar die Möglichkeiten investigativ arbeitender Journalisten.

Auf die Fragen nach den wichtigen Kooperationspartnern für Archive hält Fr. Wiech es für notwendig, themenbezogen zu differenzieren. In jeder konkreten Situation müsse man ohne Berührungsängste die richtigen Ansprechpartner kontaktieren. Festzuhalten sei aber, dass Archive in den meisten Fällen auf sich allein gestellt wenig bewirken könnten. Hr. Metzdorf bestätigt diese Einschätzung und weist auf die überragende Bedeutung der Nutzer für die Lobbyarbeit von Archiven hing. Zudem sei es dringend notwendig, auf Datenschützer zuzugehen um Konfliktpotential – welches v.a. auf Unwissen beruhe – auszuräumen. Hr. Rehm ergänzt dies aus einer Einschätzung des Verhältnisses zwischen Archiven und Datenschützern aus Sicht der KLA und öffnet die Runde für Fragen aus dem Plenum:

Aus Sicht der Stadtarchive Aachen und Neuß wird ergänzend darauf hingewiesen, dass eine stärkere Sensibilisierung der Juristen in Kommunalverwaltungen für archivische Belange notwendig sei; hier bestünde noch Nachholbedarf.

Fr. Marner fragt nach der Bedeutung des „Rechts auf Vergessen“ für die tägliche Arbeit von Journalisten, Archivaren und sonstigen Verwaltungsmitarbeitern. Aus der Sicht des Journalisten ist dieses Recht noch nicht eingefordert worden; eine Ausnahme seien falsche Tatsachenbehauptungen. Ansonsten sieht er die Notwendigkeit zwischen kommerziellen Global-Playern und den rechtlich sehr viel stärker gebundenen öffentlich-rechtlichen Akteuren zu differenzieren. Im Verwaltungsbereich dürfe es deshalb kein Recht auf Vergessen geben. Hr. Metzdorf kritisiert das nicht ganz stringente Verhalten vieler Journalisten im Umgang mit (illegal) gesammelten Daten: So würde die Verletzung von Persönlichkeitsrechten durch die Global Player zwar angeprangert, im Zweifelsfall eben solche Daten aber genutzt. Hr. Rehm sieht durchaus eine Notwendigkeit, ein „Recht auf Vergessen“ im archivischen Kontext zu verankern. Dabei gehe es jedoch ausschließlich um Einschränkungen der Verfügbarkeit von personenbezogenen Erschließungsinformationen im Netz.

Hr. Metzdorf spricht das Problemfeld der Informationsweitergabe (Informationsweitergabegesetz) an, das bislang auf der Tagung noch nicht thematisiert worden ist. Fr. Wiech sieht dieses Thema eher entspannt, weil Archive bereits seit Langem die nun unter Stichwörtern wie „OpenData“ propagierten Neuerungen umsetzen und umgesetzt haben. Auswirkungen auf Nutzungs- und Entgeltordnungen seien nicht auszuschließen, ansonsten bewegten sich die Archive aber auf der Höhe der neuen PSI-Richtlinie.

Hr. Rehm weist abschließend auf die Notwendigkeit einer hohen Sensibilität für den Umgang mit Persönlichkeitsschutz hin. Dabei stellt er die Frage in den Raum, ob Archivare den Nutzern hier einen Vertrauensvorschuss einräumen können bzw. sollten. Wie seine Mitdiskutanten sieht er die Zeit der Digitalisierung als eine Zeit vieler neuer Chancen – eine „Zeit der Archive“ (Metzdorf).

Diskussion zu Sektion 4

Auf die Frage nach den Erfahrungen mit Recherchen nach dem IFG entgegnet Herr Gerke, dass er selbst nicht unbedingt schlecht behandelt worden sei. Andere Kollegen hätten jedoch andere Erfahrungen gemacht. Letzteren Eindruck bestätigt auch der Zuhörer Hr. Kleifeld, der sich jedoch auf eine wissenschaftliche und keine journalistische Anfrage bezieht.

Auf die Frage nach dem postmortalen Persönlichkeitsrecht von NS-Tätern, entgegnet Hr. Körting, dass diese selbst zu Lebzeiten teilweise noch genannt würden. Folglich seien auch die postmortalen Persönlichkeitsrechte deutlich schwächer geschützt als die der Opfer. Er sieht keinen Grund, Namen verstorbener NS-Täter nach Ablauf der archivrechtlichen Frist von 10 Jahren nicht zu nennen, solange die Darstellung sachlich erfolge.

Hr. Schaffer weist ergänzend auf die Schwierigkeit hin, zwischen Verbrechern, Tätern, Mitläufern und sonstigen Beteiligten zu differenzieren. Hr. Hermes (LA RLP) schildert das Vorgehen seiner Verwaltung in entsprechenden Fällen: Selbst bei lebenden NS-Tätern schätze man das Recht der Öffentlichkeit auf Unterrichtung höher ein, als die Rechte der Täter.

In Hinblick auf die Euthanasieopfer sieht Hr. Körting keine Probleme mit dem Medizinalgeheimnis, da die Einschätzung als „erbkrank“ nach modernen medizinischen Erkenntnissen häufig überholt sei. Folglich seien die Verletzungen der Persönlichkeitsrecht noch lebender Angehöriger dadurch zu vermeiden, dass man auf die Veröffentlichung der konkreten Diagnose verzichte.

Abschließend weist Hr. Körting darauf hin, dass sowohl in Hinblick auf Informationsfreiheit als auch Persönlichkeitsrechte insgesamt ein Trend zu einer stärkeren Liberalisierung erkennbar sei; der so auch umgesetzt werden müsse, dürfe und solle.

Dr. Ehrhard Körting (Fachanwalt für Verwaltungsrecht, Innensenator a. D.) Persönlichkeitsrecht und Archivrecht. Spannungsverhältnis – Lösungen – Ausblicke

Unterlagen, die in Archiven aufbewahrt werden, beträfen laut Hr. Körting nahezu immer Personen, deren Rechte zu Lebzeiten über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und sonstige Persönlichkeitsrechte geschützt seien. Das vielleicht eindringlichste Beispiel seien Kranken- und Prozessakten. Persönlichkeitsrechten käme eine herausragende Bedeutung zu, was sich anhand der Tatsache belegen ließe, dass sie sogar bedeutende andere Grundrechte wie die Kunstfreiheit einschränken könnten.

Der Schutz von Persönlichkeitsrechten lebender Personen sei durch die Archivgesetze sehr gut gewährleistet; es stelle sich aber die Frage, wie es um die postmortalen Persönlichkeitsrechte stünde. Das Reichsgericht habe in einem Fall zu Briefen Richard Wagners hierzu zwar schon vor vielen Jahrzehnten eindeutig entschieden, dass das Persönlichkeitsrecht mit dem Tod erlösche, und diese Gesetzgebung sei vom BVerfG später in anderen Fällen bestätigt worden; aber es gibt unzweifelhaft doch ein über den Tod hinausgehendes Schutzrecht. Das berühmteste Beispiel sei das Verbot die Fotografie vom Leichnam Bismarcks zu veröffentlichen, die das Reichsgericht 1899 unter Rückgriff auf das Gemeine Recht begründet habe. Rechtshistorisch gebe es einen Anspruch auf die Achtung der Würde eines Verstorbenen, den das BVerfG 1971 zu den sog. portmortalen Persönlichkeitsrechten weiterentwickelt habe.  Herabwürdigung und Missachtung eines Verstorbenen berührten dessen Menschenwürde. Anhand von Beispielen (DVU-Wahlplakat, Bilder einer ermordeten Frau, Theaterstück das einen aktuellen Fall von Kindsmord aufnimmt) erläutert der Referent die Konsequenzen dieser Rechtsprechung: Die Veröffentlichung der Bilder sei – anders durch das Wahlplakat, auf dem behauptet wurde, ein Verstorbener Oberbürgermeister würde nun DVU wählen – eine Verletzung der postmortalen Persönlichkeitsrechte. Bei dem Theaterstück sei die Verletzung der postmortalen Persönlichkeitsrechte des missbrauchten (?) Kindes vom Gericht verneint worden, Hr. Körting hält diese Entscheidung aber für durchaus diskutabel. – Im Anschluss geht er auf die Frage ein, inwiefern es statthaft ist, die Namen von Opfern von Euthanasie und Holocaust zu veröffentlichen. Hier sieht der Referent – anders als viele Archivare – keinen Grund, Namen von Euthanasieopfer aus Rücksicht auf die Angehörigen, denen es „peinlich“ sein könnte, einen behinderten Angehörigen gehabt zu haben, nicht zu veröffentlichen.

Der postmortale Persönlichkeitsschutz habe keine festgelegte Ablauffrist, obwohl die Archivgesetze entsprechende Fristen enthielten. Es entspreche aber der Rechtsprechung, dass der Schutz mit wachsendem zeitlichem Abstand zum Tod immer schwächer werde. Dabei gehe die neueste Rechtsprechung in die Richtung, je nach „Schwere“ des Eingriffs in die Schutzrechte, unterschiedliche Fristen anzulegen. Erniedrigende Darstellungen könnten daher – trotz einer allgemeinen Tendenz zu Liberalisierung, die sich auch in der Verkürzung der entsprechenden Fristen im BArchG niederschlage – auch nach Ablauf der von den Archivgesetzen festgelegten Fristen problematisch sein“. Hr. Körting vertritt die Auffassung, dass selbst Opfer der Euthanasie auch nach 72 Jahren noch postmortale Persönlichkeitsrechte haben. Archiven sei es daher möglich potentiellen (rechtsradikalen) Nutzern, die herabwürdigende Weiternutzungen anstreben, die Nutzung entsprechender Unterlagen zu versagen.

Dipl.-Journalist Jens Gerke (WDR) Das Informationsfreiheitsgesetz in der investigativen Recherche. Chancen des Auskunftsanspruchs

Hr. Gerke weist darauf hin, dass Archiven als Informationsspeicher für (investigative) Journalisten eine herausragende Bedeutung zukomme; er macht deutlich, dass (guter investigativer) Journalismus trotz des hohen Termindrucks auf einer gründlichen Recherche und der intensiven Auseinandersetzung mit den Quellen beruht. Für eine funktionierende Demokratie sei Pressefreiheit und somit implizit auch eine gute Zusammenarbeit zwischen Archivarinnen und Archivaren auf der einen und Journalisten auf der anderen Seite erforderlich.

Im Folgenden stellt der Referent das idealtypische Vorgehen beim Erstellen einer investigativen Reportage vor: Ausgehend von den Archiven des WDR und ggf. den Archiven und „Wissensspeichern“ der übrigen ARD-Anstalten ziehe die Recherche immer weitere Kreise, wobei dem Auskunftsanspruch laut Landespressegesetz und Einsichtsrechten trotz der zahlreichen Einschränkungen große Bedeutung zukomme.

Demgegenüber differenziere das IFG nicht zwischen den Rechten „gewöhnlicher“ Bürgerinnen und Bürgern und Journalisten. Er habe den Eindruck, dass bei der Herausgabe von Informationen trotz des Gesetzes weiterhin sehr zurückhaltend vorgegangen werde. Dies belegt er mit einer von ihm durchgeführten Umfrage unter Kollegen, warum Anfragen nach IFG von Behörden abgelehnt worden seien. Dabei entstehe der Eindruck, als werde den angeblichen schutzwürdigen Belangen oft eine zu große Bedeutung beigemessen; Verwaltungsmitarbeiter beschieden seines Erachtens Anfragen im Zweifelsfall immer abschlägig; die Umkehr der Verhältnisse – die eigentliche Intention des IFG – laufe de facto ins Leere. Es herrsche weiterhin das – eigentlich abgeschaffte – Amtsgeheimnis. Hr. Gerke appelliert an die Zuhörerinnen und Zuhörer dieses Verhalten zu überdenken; seriöse Journalisten seien sich in der Regel der rechtlichen Grenzen ihrer Möglichkeiten bewusst.

Im Anschluss stellt er kurz das Personal des „Investigativressort“ des WDR vor und weist auf die Zusammenarbeit mit SZ und NDR hin. Die medienübergreifende Zielrichtung – Erstellung von „Content“ für Internet, Fernsehen, Hörfunk und Zeitung – sei eine der zentralen Stärken. Die Arbeit bewege sich immer zwischen den beiden Polen Wahrhaftigkeit und Vereinfachung/ Zuspitzung; wenn aufwendig recherchierte Archivalien nur recht kurz in den Medien präsentiert würden, sei dies dem „zweiten“ der beiden Pole geschuldet und unvermeidbar. Abschließend stellt Hr. Gerke die Grundsätze der seriösen investigativen Journalisten des Recherchenetzwerks vor: Ergebnisoffenheit, Mehrquellen-Prinzip, Transparenz, Chance zu (Gegen-) Darstellungen (vor der Kamera/ durch Anwälte etc.), Innenrevision/ interne Qualitätssicherung.

Dipl.-Kauffrau Beate Behnke-Hahne (Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt der Stadt Essen): Die Nutzung der eAkte in Verwaltung und Archiv

Die Referentin stellt die e-Akte im Bereich des Steueramts der Stadt Essen vor. Die eAkte  (eigentlich elektronische aktive Vorgangsbearbeitung) sorgt dafür, dass die Kommune ihre Aufgaben auch künftig nach gesetzlichen Vorgaben zu e-Governement wahrnehmen kann.

Die Einsatzbereiche sind die Zweitwohnungssteuer, die Grundbesitzabgaben, und die Gewerbesteuer. Insgesamt waren 60 Arbeitsplätze betroffen, daher mussten auch rechtliche Rahmenbedingen der Personalverwaltung und der einzelnen Beschäftigen berücksichtigt werden.
Die technische Implementierung der aktiven Vorgangsbearbeitung dauerte vier Jahre (von 2009 bis 2013). Insgesamt gab es über 200.000 Papierakten, die in verschiedenen Bereichen verwahrt  wurden, was zahlreiche organisatorische Schwierigkeiten mit sich brachte. Die Einführung der eAkte versprach hier erhebliche organisatorische Verbesserungen.
Der Gesetzgeber gab mit dem 2013 erlassenen eGovernment Gesetz des Bundes und folgend dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW die vereinfachte Kommunikation der Verwaltung rechtlich vor: bis 2021 muss die elektronische Zugänglichkeit der Verwaltungsakte für den Bürger gewährleistet sein.
Der Vorteil des Projektes im Steueramt:  Da geplant ist, die Steuerakten im Original zu vernichten, gab es keine gesetzlichen Vorgaben zur dauerhaften Aufbewahrung, da keine notariellen Urkunden oder urkundlichen Bescheide enthalten sind, die einer Kassation entgegen stünden.

Es gab natürlich Stolpersteine im Projekt, beispielsweise wie die elektronische Prozessveränderung, die den organisatorischen Ablauf der künftigen  Arbeit der Mitarbeiter betrifft und wie diese mit der Belastung der parallelen Führung von Papier- und eAkten umgehen könnten. Diese Besorgnisse haben sich in der Praxis weitgehend aufgelöst. Die Referentin sprach von einem Hürdenlauf, der letztendlich doch zu einem Erfolg führte, da die Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitgehend ausgeräumt werden konnten.

Die Einführung der eGovernment-Akte ist ein Pilotprojekt der Stadtverwaltung Essen für die Einführung in der gesamten Verwaltung, wobei der gesetzlich vorgegebene Zeitraum bis 2021 sehr eng gesteckt ist, nämlich dass in NRW die Durchführung von elektronischer Kommunikation der Verwaltung 2021 verpflichtend werden soll.

Dr. Thomas Krämer (LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum) / Alexandra Zilles (LVR Köln): Urheberrecht als archivische Herausforderung. Zum Umgang mit den rechtlichen und technischen Dynamiken

Für Archive ist der Umgang mit urheberrechtlichen Fragestellungen häufig mit Unsicherheiten behaftet. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex, befinden sich in ständiger Fortentwicklung und sind für den juristischen Laien nicht immer auf Anhieb nachvollziehbar. ⇒ Urheberrechtsgesetz

Im Rahmen des Vortrags wird praxisorientiert durch die Grundzüge einer urheberrechtlichen Prüfung geführt und ein besonderes Augenmerk auf die Herausforderungen gelegt, die mit dem fortschreitenden technischen Wandel und der rechtlichen Weiterentwicklung verbunden sind. Dabei soll u. a. gezeigt werden, dass sich das Urheberrecht auf viele Kernbereiche der archivischen Alltagsarbeit auswirkt und allein schon aus diesem Grund nicht vernachlässigt werden darf.

Nicht zuletzt wird der Versuch unternommen, erste Hinweise für den praktischen Umgang mit urheberrechtlichen Fragestellungen zu geben.

Frau Zilles stellt in ihrem Vortragsteil die Grundgedanken des Urheberrechts vor: Die Grundgedanken sind das Schöpferprinzip (persönlich), der Beteiligungsgrundsatz (finanziell) und die Zweckübertragungslehre (vertraglich). Bei den Voraussetzungen der Nutzung eines Werkes müssen folgende vier Fragen beantwortet werden: Liegt ein Werk vor? Ist es gemeinfrei, wurde eine Lizenz zur Nutzung eingeräumt oder greift eventuell eine Schrankenreglung. Nach diesen vier Fragen ist der weitere Vortragsteil gegliedert:

  1. Werk: nach dem Urhebergesetz eine „persönliche geistige Schöpfung“, hier greifen die bekannten Kriterien bei Lichtbildwerken.
  2. Gemeinfrei? Die Schutzfrist endet 70 Jahren nach dem Tod des Urhebers.
  3. Lizenz eingeräumt? Ein Vertrag über Nutzungs- und Verwertungsrechte sollte wegen des Beweiszwecks schriftlich abgefasst sein. Vom Zeitpunkt der Abfassung des Vertrags greift die Regel von „unbekannten Nutzungsarten“, also von Nutzungsarten, die sich durch den technischen Fortschritt als erst nachträglich entwickelt haben, wie z.B. ab 1995 das Internet oder die sich bei einem Vertragsabschluss 2017 künftig neu entwickeln werden. Nach dem Urhebergesetz neue Fassung von 2008 muss ein Vertrag schriftlich ein Widerspruchsrecht und eine angemessene Vergütung für den Urheber enthalten.
  4. Eine Schrankenregelung nach UrhG ab § 44a) greift eventuell, wenn eine Nutzung nicht zulässig ist. Dies ist eine gesetzliche Privilegierung für bestimmte Arten der Nutzung (u.a. öffentliche Sicherheit, für Behinderte, für Schul- und Kirchengebrauch, öffentliche Zugänglichmachung von Forschung in öffentlichen Einrichtungen). Diese Regelung ist unübersichtlich und schwer nachvollziehbar.

Herr Dr. Krämer geht in seinem Vortragsteil auf die rechtlichen Aspekte für die Archivarbeit ein. Die Recherchen zu Nutzungsrechten älterer Verträge und gezielter Nacherwerb von Nutzungs- und Verwertungsrechten sind äußerst zeitaufwendig, daher ist deren sorgfältige Dokumentation im Archiv wichtig.

– Im Rahmen der Überlieferungsbildung müssen die Standardverträge ständig aktualisiert werden). Bei abgabepflichtigen Stellen müssen die dort erworbenen Rechte dokumentiert werden.
– Bei der archivischen Erschließung muss der Fotograf und die Verwertungsrechte eingetragen werden.
– Die Mitarbeiter und die Archivnutzer sollten sensibilisiert werden.
– Grundsätzlich ist die Vernetzung mit anderen Kultureinrichtungen zwecks Erfahrungsaustausch sinnvoll. LVR-intern geschieht dies im Kulturdezernat und mit dem Rechtsamt (hier das Stichwort rechtliches Risikomanagement).

Zu berücksichtigen ist generell die rechtliche Dynamik. So trat am 30.6.2017 ein Gesetz zur Angleichung des Urheberrechts an die aktuellen Erfordernisse der Wissensgesellschaft für 5 Jahre in Kraft: Urheberechts-Wissensgesellschaftsgesetz.

Fazit: Das Urheberrecht ist für Archive nicht vorteilhaft, da lange Schutzfristen nicht die Werknutzung fördern. Negative Seiten sind bei Verstößen Abmahnungen und Imageschaden für das Archiv, allerdings ist eine vollständige Rechtssicherheit kaum möglich. Daher ist der Erfahrungsaustausch umso wichtiger. Es soll ein archivischer Leitfaden zu diesem Thema für Archivmitarbeiter auf der Homepage des Archivs des LVR eingestellt werden.

Dr. Mark Alexander Steinert: Stand von Wissenschaft und Technik. Faktische Verrechtlichung von DIN- (oder ISO-)Normen im Rahmen der freien Beweiswürdigung des Gerichts

Zunächst stellt Dr. Steinert einen alternativen Titel seines Vortrags vor: Stand der Wissenschaft und Technik. Faktische Verrechtlichung von DIN- (oder ISO-) Normen

Nicht nur die vielfach diskutierte Verrechtlichung des Arbeitsgebiets der Archivare, sondern auch die Standardisierungen von archivischen Tätigkeitsbereichen wirken sich auf den Arbeitsalltag der ArchivarInnen aus. Dabei setzen diese Standardisierungen Maßstäbe, die z.B. auf die Formulierung von Ausschreibungen Auswirkung haben. Daher stellt sich die Frage, inwiefern Normen bei Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen beachtet werden müssen?

Prinzipiell ist festzustellen, dass Normen keine Gesetze oder Verordnungen, sondern freiwillige Standards sind. Jeder kann die Ausarbeitung von Normen durch einen Antrag in die Wege leiten, wobei anschließend ein ebenfalls normierter Erarbeitungs- und Genehmigungsprozess der gewünschten Standards erfolgt. Der Zugriff auf die erarbeiteten Normen ist jedoch nicht kostenfrei, sondern muss durch den kostenpflichtigen Erwerb des entsprechenden Werks beim Verlag erfolgen.

Zurzeit beziehen sich die meisten archivrelevanten Normen auf den Themenbereich Bestandserhalt, so z.B. das weitgehend normierte Feld der Papierqualität, aber auch der Aspekt Archivbauten ist durch eine entsprechende DIN standardisiert. Diese Normen können aber keine rechtliche Wirkung entfalten, da sie private, technische Regelungen mit Empfehlungscharakter sind. Im Vergabealltag gehen sie mittlerweile jedoch weit über den Punkt der Empfehlung hinaus. Grund hierfür ist der Konsensprozess bei der Normfindung, der von Experten geführt wird. Dieser Normungsprozess gewährleistet die wissenschaftliche Fundierung der Standards.

Damit bieten Normen den Vorteil, dass im Vergabeprozess der Hinweis auf die entsprechende Norm ausführliche und detaillierte Ausformulierungen der geforderten Leistungen ersetzt. Zugleich haben sich Normen zur Grundlage für Prüfstandards entwickelt und unterstützen dabei die Rechtssicherheit in der Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Rechtsverbindlichkeit erlangen Normen erst, wenn EU-Richtlinien oder Rechtsverordnungen auf sie verweisen, was sich vor allem im Baurecht, z.B. bei Sicherheitsstandards durchgesetzt hat.

Wenn in der Leistungsbeschreibung jedoch nicht auf Normen verwiesen wird, so muss sich der Auftraggeber gegebenenfalls mit Leistungen begnügen, die unter der jeweiligen Norm liegen. Das hier zugrundeliegende Leistungsbestimmungsrecht besagt nämlich auch, dass der Auftraggeber auf Qualitätspunkte verzichten kann. Umgekehrt ist das Leistungsbestimmungsrecht jedoch bei der Formulierung von Anforderungen über dem normierten Standard eingeschränkt. So dürfen laut Vergabeordnung beispielsweise Angebote, die nationale oder europäischen/internationalen Normen umsetzen, jedoch unterhalb der geforderten Leistungen liegen, nicht automatisch aus dem Vergabeprozess ausgeschlossen werden. Doch kann man durchaus eine Besserleistung fordern, die dann in der Beurteilung des Angebots als Bonuspunkte beachtet und im Auswahlprozess berücksichtigt werden. Voraussetzung ist aber, dass das wettbewerbliche Diskriminierungsgebot beachtet wird und in der Leistungsbeschreibung nicht auf ein spezielles Produkt hin ausgeschrieben wird.

Als Fazit kommt Dr. Steinert zu folgendem Schluss: Normen sind zwar nicht geltendes Recht, jedoch in den Ausschreibungen der öffentlichen Hand omnipräsent. Die ständige Anwendung der Norm führt zu einer gewissen – wenn auch nichtgesetzlichen – Verbindlichkeit. Doch schadet diese nur denen, die die Norm nicht fordern.

Dr. Benjamin Bussmann: Informationserhalt und –verlust bei Datenmigrationen im Zuge der elektronischen Langzeitarchivierung

Zunächst stellt Dr. Bussmann die Herausforderungen in der Langzeitarchivierung  vor: Die schnelle technische Weiterentwicklung, die Dynamik und die Vielfalt der Programme.
Die bisher verfolgten Erhaltungsstrategien sind u. a. die Analogisierung, das so genannte „Gerätemuseum“, die Emulation als Nachbildung der ursprünglich genutzten Software und die Migration als Anpassung der digitalen Objekte in ein neues Umfeld. Aktuell gilt die Migration als vielversprechendster Ansatz. Herausforderungen dabei sind Veränderungen der ursprünglichen Daten in neue Formate und die damit verbundene Frage, ob Authentizität und Integrität dieser Daten und damit verbunden ihre Vertrauenswürdigkeit weiterhin als gegeben betrachtet werden können. Damit einher geht die Frage nach dem Original von digitalen Objekten und ihrer juristischen Belastbarkeit.

Die Performance (Kombination aus Daten, Software und Hardware) gilt als die entscheidende Ebene für die Feststellung von Authentizität und Integrität von Daten. Das bedeutet, dass nicht der ursprüngliche Bitstream als solcher als unveränderbar definiert wird. Doch wie können Authentizität und Integrität von Daten ansonsten aufrecht erhalten werden? Die gängigen Modelle sind das Repräsentationenmodell, das darauf aufbaut die Ursprungsversion einer Datei bei jeder Migration mitzunehmen und somit den unveränderten Bitstream für Emulationen oder zukünftige andere Lösungen zur Verfügung zu stellen. Allerdings ist es fraglich, wie viele Emulationen mit dieser Repräsentation 0 tatsächlich durchgeführt werden können.

Ein weiteres Modell ist das der signifikanten Eigenschaften, das nach den Eigenschaften einer Datei fragt, die bei jeder Migration unbedingt erhalten bleiben müssen, um die Authentizität und Integrität zu gewährleisten und somit einen Datensatz als vertrauenswürdig definieren. Die Formulierung signifikanter Eigenschaften ist derzeit in der Diskussion, z. B. im Interpares II-Projekt aber auch in den nationalen und internationalen archivischen Fach-Communities

Da die Signifikanz den digitalen Objekten nicht per se innewohnt, erweisen sich die subjektiven Kriterien bei der Definition von signifikanten Eigenschaften bisher als Problem. In letzter Konsequenz hängt diese Definition vom Ziel der Archivierung und damit von jedem Archiv und seinem Überlieferungsprofil ab. Wichtig ist also die Festlegung der Merkmale, deren Erhalt auf der Performance-Ebene für das Archiv unverzichtbar gilt.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ): „Chancen oder Stolperfallen“ Rechtliche Vorgaben außerhalb des Archivgesetzes

Zu Beginn führt Gregor Patt aus, dass es im archivischen Umfeld zwei grundlegende Strategien bei Normenkonflikten und rechtlichen Einschränkungen der Bewertungskompetenz gibt. Zum einen werden Normen „archivfreundlich“ ausgelegt, um Handlungen zu rechtfertigen. Daneben wird der Versuch unternommen, im Zuge der Novellierung von Archivgesetzen Normenkonflikte auszuräumen. Dabei sei das archivrechtliche Umfeld mittlerweile so komplex, dass viele Gesetzesänderungen auf Landes-, Bundes- oder europäischer Ebene, z. B. im Datenschutzrecht, Auswirkungen auf das Archivrecht haben.

Patt identifiziert das Verwaltungsrecht als einer der Rechtsbereiche, die für solche Beeinflussungen infrage kommen. Kommt es zu Änderungen in diesem Bereich durch den Landesgesetzgeber, sind Einschränkungen der Bewertungskompetenz wahrscheinlich. Auch privatrechtliche Regelungen, etwa in Nachlass- und Schenkungsverträgen, können der Bewertungshoheit des Archivs oder der Möglichkeit zu Nachkassationen entgegenstehen. Dagegen könne die Erklärung von Unterlagen zu dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen durch Behörden und Dienststellen kann zumindest in NRW seit der jüngsten Novellierung des Archivgesetzes NRW nicht mehr in die Bewertungskompetenz eingreifen.

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich dort, wo höherrangige Normen, z. B. Bundesrecht, ins Spiel kommen. Probleme entstehen bereits bei der Frage, in welchen Fällen das Bundesarchivgesetz angewandt werden muss. Jedoch  hat sich der Landesgesetzgeber bei der Ausgestaltung des Archivgesetzes NRW große Mühe gegeben, Probleme zu beseitigen. Einige Regelungen seien sehr klar definiert, z. B., dass Aufzeichnungen von Ehe-, Familien, Erziehungsberatungen nur anonymisiert angeboten werden dürfen. Diese Klarheit liegt aber nicht immer vor, z. B. Löschungs- und Vernichtungsvorschriften. Seit der Novellierung des Bundesarchivgesetzes gilt auf Bundesebene die Archivierung nicht mehr als Löschungssurrogat. Dies wirkt sich überall dort aus, wo bundesgesetzliche Vorschriften Löschungsgebote ohne ausdrückliche Archivierungsklausel vorsehen. Weitere Einschränkungen durch neue Fassungen z. B. des Bundesdatenschutzgesetzes seien nicht auszuschließen. Daher werde die Einflussnahme auf die Gesetzgebungsverfahren auf Bundes- wie Landesebene noch bedeutsamer.

Gregor Patt fordert abschließend dazu auf, nicht in eine falsche Scheu zu verfallen.  Vielmehr müssen die in der Praxis auftretenden Schwierigkeiten immer wieder neu zu vermitteln. Auch die Beeinflussung von Gesetzgebungsprozessen bliebe weiter unabdingbar. Die archivischen Errungenschaften der Vergangenheit sollten nicht nur verkündet, sondern auch begründet und verteidigt werden können. Selbst scheinbar sichere Grundsätze wie die „Bewertungshoheit des Archivars“ seien keine Selbstverständlichkeiten, nur weil sie fachlich sinnvoll erscheinen.

Dr. Benjamin Kram (LAV NRW): Justiziabilität von Überlieferungsmodellen und Bewertungsentscheidungen

Dr. Benjamin Kram geht in seinem Vortag der Frage nach, ob Archivarinnen und Archivare aufgrund einer Bewertungsentscheidung juristisch belangt werden können.

Archivarinnen und Archivare entscheiden nach archivfachlichen Kriterien über Archivierung und Kassation angebotener Unterlagen. Diese Bewertungsentscheidung kann – wenn es sich beispielsweise um personenbezogene Unterlagen handelt –  in die Persönlichkeitsrechte Betroffener oder Dritter eingreifen. Eine Erleichterung bei der Bewertungsentscheidung kann die Absprache mit der abgebenden Stelle sein. Diese Absprache ist aber auch aufgrund der mangelnden Anbietungspflicht in einigen Fällen problematisch. Einige Unterlagen sind jedoch schon alleine durch die Vorgaben im Archivgesetz a priori als archivwürdig bzw. nicht archivwürdig zu bewerten. Archivarinnen und Archivare sind als Teil der Verwaltung der Fachaufsicht ihrer Behörde unterworfen. Jedoch schränkt dieses Mitspracherecht der abgebenden Stelle und der Behördenaufsicht die Bewertungsentscheidungen der Archivare ein. Daher stellt sich die Frage, wie frei Archivarinnen und Archivare denn nun tatsächlich in ihrer Bewertungsentscheidung sind. Dr. Benjamin Kram beantwortet diese Frage, indem er das Urteil des Verwaltungsgerichts Darmstadt aus dem Jahr 2010 aufgreift. Inhalt der Klage war, dass ein Bürger Unterlagen nicht mehr einsehen konnte, da diese von Archiven als nicht archivwürdig angesehen wurden. Die Klage wurde abgewiesen mit folgenden Begründungen des Verwaltungsgerichtes:

1) Die Bewertungsentscheidung stellt keinen Verwaltungsakt dar, sondern ist ein verwaltungsinterner Vorgang. Das Archivgesetz bietet dem Bürger keine Klagemöglichkeit.
2) Die Bewertungsentscheidung ist ein Beurteilungsspielraum. Ob ein Schriftstück als archivwürdig angesehen wird, liegt im Auge des Betrachters. Die objektive Erforderlichkeit einer Akte als historischen Vorgang lässt sich gerichtlich kaum nachweisen. Denn nicht jeder misst einem Vorgang eine historische Bedeutung bei. Archivische Bewertung ist – so wirkt das Urteil des Verwaltungsgerichtes Darmstadt – chaotisches Treiben. Die Bewertung ist allerdings nicht nur die Kernkompetenz von Archivarinnen und Archivaren sondern eine hochkomplexe Fragestellung.
3) Der Beurteilungsspielraum einer Bewertungsentscheidung ist, ebenso wie die Tatbestandsebene einer Norm, vom Gericht nicht überprüfbar, es gibt also keine Kontrollmöglichkeit. Das Verwaltungshandeln ist jedoch an das Gesetz gebunden, der Entscheidungsspielraum der Verwaltung, und somit der Archive, ist jedoch eingeschränkt, wenn in die Grundrechte der Betroffenen eingegriffen wird. Der Beurteilungsspielraum ist also sprengbar und das Gericht hat die Möglichkeit Fehlerquellen zu erkennen.
4) Es gibt Überprüfungsmöglichkeiten und auch das datenschutzrechtliche Interesse durch das Benutzungsrecht. Allerdings stehen Daten den Betroffenen nicht zur Verfügung, es sei denn es besteht ein rechtliches Interesse.

Der Referent resümiert, dass das Schutzniveau seit der Urteilsverkündung 2010 vom Verwaltungsgericht Darmstadt, wenn man die Archivgesetze betrachtet, zurückgenommen, indem Schutzdauern herabgesenkt wurden.

Zum Abschluss stellt sich die Frage, ob Archivierung nicht mehr ist, als ein verwaltungsinterner Vorgang. Und wenn ja, ist Archivierung dann nicht nur staatliche Datenverwaltung?

Dr. Clemens Rehm (Landesarchiv Baden-Württemberg): Rechtssicherung durch Überlieferungsbildung?

Dr. Rehm leitet seinen Vortrag mit einer Reihe von Beispielen ein, die illustrieren, wie Archivalien zur Sicherung von Ansprüchen von Bürgerinnen und Bürgern herangezogen werden können: z. B. die Einsicht in Schulzeugnisse, Bauakten und -pläne usw. Dennoch käme der Rechtssicherung im Kontext der gegenwärtigen Überlieferungsbildung und der Diskussion eine untergeordnete Rolle zu. Dabei müsse sie im Gegensatz Ausgangspunkt von Bewertungsentscheidungen sein. Schließlich sei die Sicherung der Rechte von Archivträgern einer der frühesten Daseinsgründe von Archiven, der sich erst durch die Französische Revolution grundsätzlich gewandelt habe. Rechtssicherung wurde demnach von bereits im Archiv vorhandenen Beständen aus gedacht. Der Gedanke der Rechtssicherung findet sich heute v. a. in (Archiv-)Gesetzen und Verordnungen, entweder ergänzend oder alternativ zum bleibenden Wert der Unterlagen. Im Unterschied dazu geht der Referent im Folgenden auf die Rechtssicherung als Anspruch ein. Die Personengruppen, die eine solche Rechtssicherung einfordern können, werden in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder höchst unterschiedlich definiert. Auch die Anspruchsgrundlage variiert. Zugespitzt formuliert fragt Clemens Rehm, ob die Archivierung all dessen, was der Rechtssicherung einer einzelnen Person dient, ein Bürgerrecht sei.

Im Fall von verlorenen Schulzeugnissen o. Ä. könne ein Archiv nur durch Zufall zum „Rettungsanker“ werden, da keine Vorsorgepflicht des Archivs besteht. Anders gelagert seien Konstellationen wie sie sich bei Heimkinderakten, die von Betroffenen für Anträge auf Wiedergutmachung benötigt werden und oft die einzigen Unterlagen zu frühen Lebensphasen darstellen. Überlieferungsbildung müsse in dieser Konstellation auch unter strategischen Gesichtspunkten gesehen werden. Auch durch die Löschung unzulässig gespeicherter Informationen, die Archiven oft nicht angeboten werden müssen, könne den Betroffenen erheblicher Schaden zugefügt werden. Rechtsverstöße seien ansonsten nachträglich nicht mehr nachweisbar. Daher fordert Rehm eine Anbietungspflicht für unzulässig gespeicherte Informationen, um die Rechte Betroffener zu wahren.

Anschließend geht Rehm auf Unterlagen in nicht-öffentlichen Archiven ein. Bei privatisierten Unternehmen usw. liegt für NRW bereits eine klare und gute Lösung durch das Archivgesetz NRW vor.  Es läge kein Rechtsgrund vor, warum ein Wechsel der Rechtsform die Anbietungspflicht für die Zeit bis zum Wechsel  aushebeln könnte. Nicht-öffentliche Stellen würden die Anbietung von Unterlagen allerdings zunehmend unter Datenschutzaspekten betrachten, statt unter einem Gedächtnisaspekt. Dies wirke sich u. a. bei der Anbietung von Unterlagen durch Privatpersonen aus. Daneben betrifft es die Überlieferungsbildung aus sozialen Medien, die in großem Ausmaß Daten zu Individuen und Gruppen sammeln. Für diese Daten prognostiziert Rehm eine rechtssichernde Relevanz, betont aber die rechtlichen Hürden bei der Überlieferungsbildung.

Als Fazit für Rehm aus, dass die Anbietungspflicht nicht durch rechtliche Regelungen eingeschränkt werden sollte. Eine Überlegung geht in die Richtung, § 133 StGB Verwahrungsbruch zum Offizialdelikt zu machen, das eine Staatsanwaltschaft von Amts wegen verfolgen muss. Die Anbietungspflicht könnte auch auf Privatpersonen ausgedehnt werden, sofern wichtiges Kulturgut betroffen sei. Dies habe der sog. „Professoren-Entwurf“ des Bundesarchivgesetzes vorgesehen. Betroffenen-Unterlagen, wie Heimkinderakten, sind jedoch in aller Regel massenhaft gleichförmige Einzelfallakten. In dieser Situation helfe nur Sensibilität und Moratorien, die durch Gespräche mit Betroffenen, Sachbearbeitenden in Behörden und Dienststellen entwickelt werden kann. Ein Kassationsmoratorium könne insofern Abhilfe schaffen, indem die Unterlagen solange aufbewahrt werden, bis keine Belange Betroffener und Dritter mehr zu erwarten sind. Derzeit stehen solchen Überlegungen aber noch praktische Probleme gegenüber: wie lange sollte ein solches Moratorium andauern? In diesen Fällen, erläutert der Referent, bestehe Handlungsbedarf, um ein „Recht auf Erinnern“ zu gewährleisten.

Theresa Höhne (Verwaltungsgericht Düsseldorf), Juristisches Prinzip der Aktenwahrheit und Aktenvollständigkeit. Bedeutung rechtsstaatlicher Aktenführung für das verwaltungsgerichtliche Verfahren

Theresa Höhne unterstreicht das Rechtsstaatsprinzip als zentralen Gedanken. In einer Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 16. März 1988 ist festgehalten, dass alle maßgeblichen Arbeitsschritte in der Vollziehung von Gesetzen schriftlich zu dokumentieren sind. Die wahrheitsgetreu und vollständigen Aktenführung wirke präventiv für ein rechtmäßiges Verwaltungshandeln und erschwere ein rechtswidriges Verwaltungshandeln. Die sachgemäße Aktenführung erleichtere auch die Archivierung und spätere Nutzung und sei wichtig für die verwaltungsgerichtliche Arbeit. Das Gericht könne aufgrund § 99 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsgerichtsordnung Behördenakten im Original, also so wie die Akte in der Behörde geführt werde, beiziehen. Wichtig sei dabei das Prinzip der Aktenwahrheit, dass also Verwaltungsvorgänge wahrheitsgemäß zu dokumentieren sein, sowie das Prinzip der Aktenvollständigkeit, wonach alle für das Verwaltungsverfahren bedeutsamen Vorgänge zu dokumentieren sind. Der Grundsatz der Aktenvollständigkeit ist danach gewahrt, wenn das Verwaltungshandeln sich daraus vollständig nachvollziehen ist. Schriftliche Äußerungen seien deshalb immer zu den Akten zu nehmen.
Telefongespräch und Besprechungen seien in Form von Aktenvermerken zu den Akten zu nehmen. Emails seien nicht von vornherein wie Schriftstücke zu den Akten zu nehmen. Hier sei jeweils zu prüfen, inwieweit der Inhalt der eMail zur Vollständigkeit des Sachverhalts nötig ist.

Die Führung von Nebenakten widerspreche der Vollständigkeit der Akte und führe zu Verschleierung von kritischen Tatsachen. Sie sei deshalb verboten. Desgleichen sei die Paginierung der Akten wichtig, um nachzuvollziehen, ob die Akte nicht nachträglich wieder verändert worden ist.
Immer wieder entstehe der Eindruck der Aufbereitung der Akte oder sogar der erst erfolgten Zusammenstellung der Akte für das gerichtliche Verfahren. Ergäben sich Lücken, so wirke sich dies zum Nachteil der Behörde aus.
Besonders wichtig sei die Aktenvollständigkeit im Fall von Ermessensentscheidungen. Es müsse deutlich werden, dass die Behörde sich ihres Ermessensspielraums überhaupt bewusst war. Viele Mängel in der Aktenführung dürften in der Regel auf Nachlässigkeit zurückzuführen sein. Es gebe aber auch absichtliche Verfälschungen von Akten, die auch strafrechtlich relevant seien.
Viele Akten wiesen Mängel auf, in vielen Fällen wirkten sich diese Mängel aber nicht auf den Ausgang des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens aus. In einigen Fällen wirke sich dies aber durchaus auf den Verfahrensausgang aus.
Vielfach stelle sich bei unvollständigen Akten die Frage nach der Beweislast, also ob Bürger oder Behörde den Sachverhalt nachzuweisen hätten. Im Fall einer ersatzdigitalisierten Akte habe das Verwaltungsgericht Köln gegen die Behörde entschieden. In diesem Fall hatte der klagende Bürger behauptet, einen Sachverhalt telefonisch mitgeteilt zu haben. Die Akte hatte die Behörde später digitalisiert und in der Papierform vernichtet. In der digitalen Form ließ sich die telefonische Mitteilung nicht nachvollziehen, das Gericht entschied aber zugunsten des Bürgers. Eine solche Beweislastumkehr zu Lasten der Behörde fand in einem ähnlich gelagerten Fall vor dem Finanzgericht Leipzig jedoch nicht statt. Das Gericht entschied dort zugunsten der Behörde.
Auch im Zeitalter der elektronischen Aktenführung seien die Prinzipien der Vollständigkeit und der Authentizität der Aktenführung zu beachten. Dabei sei auch zu bedenken, ob und wie Akten in mehreren Jahrzehnten lesbar bleiben.

In der anschließenden Fragerunde fragt Tillmann Lonnes, warum vor Gericht Papierakten möglicherweise ein höherer Beweiswert gegenüber digitalisierten Akten eingeräumt werden. Frau Höhne nennt hier die Qualität der Digitalisierung und die Authentizität der digitalen Akten als wichtige Punkte. Thomas Becker weist darauf hin, dass die nachträgliche Bearbeitung in der Praxis auch dadurch zustande kommt, dass Gerichte eine Behördenheftung verlangen, die Akten aber in kaufmännischer Heftung geführt werden. Daher würden Akten zur Vorlage bei Gericht umgeheftet und bei diesem Vorgang auch erst paginiert.
Angelika Pauels fragt nach der Rückgabepraxis der Gerichte, da das Stadtarchiv Aachen immer wieder die Erfahrung macht, dass archivierte Unterlagen nach der Ausleihe nicht mehr zum Archiv zurückkommen.
Yvonne Bergerfurth erzählt, dass aus der Stadtverwaltung von Geldern berichtet wird, Gerichte forderten häufig gar keine vollständigen Akten an, sondern ließen sich einzelne Dokumente zuschicken. Für das Verwaltungsgericht Düsseldorf gilt das so nicht.
Daniel Heimes weist auf die Problematik bei Länderübergreifenden Verfahren hin, wenn also eine Akte, die bereits Archivgut in Rheinland-Pfalz war, von einem Gericht in Nordrhein-Westfalen später dort dem Landesarchiv angeboten wird.
Clemens Rehm weist darauf hin, dass Gerichte in großen Wirtschaftsverfahren oft bereits mit einer Auswahl von als relevant eingestuften Unterlagen in digitalisierter Form arbeiteten. Es stelle sich die Frage, ob bei der Bewertung noch einmal die komplette Papierüberlieferung durchzusehen sei oder die Übernahme der von den streitenden Parteien als wichtig eingestuften Unterlagen in Form von Digitalisaten ausreiche.

Andrea Hänger, Archivgesetzgebung im Spannungsfeld von Datenschutz, innerer Sicherheit und Informationsfreiheit: das Beispiel des neuen Bundesarchivgesetzes

Einleitend weist Mark Alexander Steinert auf das seit dem Deutschen Archivtag in Bremen vielzitierte Wort des Festredners Heribert Prantl hin. Es sei in aller Munde, dass Archive systemrelevant sind. Archive seien dort systemrelevant, wo sie als Teil der Verwaltung die Überlieferung sicherten. Steinert weist auf das Archivwissenschaftliche Kolloquium der Archivschule Marburg hin, das Archive mit demselben Rahmenthema aber auch in seiner Funktion im Kulturbereich beleuchtet habe und gefragt habe, wie Archive sich als Kultureinrichtungen neben Museen, Orchestern und Theatern behaupten könnten. Zentral für die Überlieferung sei die Authentizität des überlieferten Kulturguts und die damit verbundene Rechtssicherung als genuine Aufgabe der Archive.

Andrea Hänger erklärt, das Archivrecht sei grundsätzlich eine Mischung aus Informationsrecht, Datenschutzrecht und Kulturgüterrecht. Immer wichtiger würden außerdem die Gebiete des Urheberrechts und der Weiterverwendung (des „Re-use“).
Begonnen habe der Prozess der Überarbeitung des Archivgesetzes bereits 2002. Seit März gebe es nun das neue Bundesarchivgesetz. Auslöser sei vor allem die zunehmende elektronische Überlieferung in den abgebenden Stellen gewesen. Heute sei es möglich, Archivgut auch digital bereitzustellen. Es habe zunehmend Datenschutzbeauftragte gegeben, die die Rechtmäßigkeit bestritten hätten, Archivgut digital bereitzustellen. Dies zeige eine zunehmende Verrechtlichung. Das Zwischenarchiv des Bundesarchivs sei ohne gesetzliche Grundlage durch die gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien eingeführt worden. Im elektronischen Bereich sei das Recht dazu zunächst bestritten worden.
Ein großes Thema des neuen Archivgesetzes ist der Datenschutz. Gestärkt worden seien die Rechte Betroffener, deren Auskunftsrecht bei Tod auf die Angehörigen übergeht. Weggefallen sei der Begriff der „Dritten“, anstelle derer nun die Rede von „Betroffenen und ihren Angehörigen“ ist. Nicht möglich gewesen sei durch das Bundesarchivgesetz die Löschvorschriften anderer Spezialgesetze zu durchbrechen, wie dies im Archivgesetz von Nordrhein-Westfalen der Fall sei.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung werde dazu führen, dass es kaum nach der Einführung des neuen Bundesarchivgesetzes bereits im nächsten Jahr eine Überarbeitung geben werde. Grundsätzlich sei das Recht der Archive, personenbezogene Daten zu halten, nun bestätigt worden. Die neue Datenschutzgrundverordnung unterscheide nun zwischen lebenden und verstorbenen Betroffenen, was nun auch in den Archivgesetzen nachgezogen werden müsse.
Die von Jürgen Rüttgers angesprochene nötige Harmonisierung von Informationsfreiheitsgesetz und Bundesarchivgesetz sei wünschenswert, allerdings habe beim Bund die Parallelität der beiden Gesetze nicht zu einer Verschlechterung des Zugangs geführt.
Aufgrund der Angleichung an die Archivgesetze der Länder sei die personenbezogene Schutzfrist nach Tod auf 10 Jahre und nach Geburt auf 100 Jahre verkürzt worden. Daneben sei die personenbezogene pauschale 60-jährige Schutzfrist eingeführt und die unverkürzbare 60-jährige Schutzfrist nun mit der Möglichkeit der Schutzfristenverkürzung auf 30 Jahre versehen worden ist. Allerdings müsse das Bundesarchiv nach wie vor bei den abgebenden Stellen rückfragen, ob Schutzfristverkürzungen möglich seien. Dies betreffe z. B. Schutzfristverkürzungen bei Treuhandunterlagen.
Für den Bereich der Nachrichtendienste gibt es eine Soll-Anbietefrist.
Die Verrechtlichung manifestiert sich u.a. durch die Schaffung einer Rechtsgrundlage für die Zwischenarchive und die Regelung der Einsichtnahme in die laufende Registratur. Daneben ist nun eine Verschränkung mit dem Urheberrecht enthalten.
Das Informationsweiterverwendungsgesetz führe dazu, dass Nutzerinnen und Nutzer Daten weitergeben können, ohne wieder beim Bundesarchiv um Erlaubnis zu fragen. Darin liege aber auch eine Chance des Bundesarchivs, diejenige Stelle zu sein, die die Authentizität bewahrt. Die rechtssichernde Funktion könne das Bundesarchiv und könnten die anderen öffentlichen Archive aber nur wahrnehmen, wenn Unterlagen ordentlich geführt und dem Archiv auch tatsächlich angeboten und nicht – z. B. aufgrund eines Rechts auf Vergessen – vernichtet würden.